إذا كان فريقك يكافح باستمرار أنظمة بطيئة، أو انقطاعات مفاجئة، أو مشاكل تقنية لا يبدو أنها تُحل أبدًا، فقد يكون دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي هو بالضبط ما يحتاجه عملك.
معظم أصحاب الأعمال لا يدركون كم من الوقت يُهدر بسبب مشاكل تكنولوجيا المعلومات. يقضي موظف 20 دقيقة في انتظار إعادة تشغيل جهاز كمبيوتر متجمد. لا يستطيع شخص ما الوصول إلى ملف بسبب مشكلة في الشبكة. يتعطل نظام قبل موعد نهائي مهم مباشرة. هذه اللحظات تتراكم بسرعة. وعندما يكون فريقك الداخلي منهكًا فقط في الحفاظ على الأمور، يتم تأجيل الأولويات الأكبر جانبًا.
لهذا السبب تتجه المزيد من الشركات إلى دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي كطريقة أذكى للبقاء منتجة وآمنة وتنافسية في عالم رقمي أولاً.
التكاليف الإنتاجية المخفية لإدارة تكنولوجيا المعلومات السيئة
إدارة تكنولوجيا المعلومات السيئة تكلفك أكثر مما تعتقد ومعظمها لا يظهر أبدًا في فاتورة.
التوقف غير المخطط هو أحد أكبر الجناة. تظهر الدراسات أن حتى الشركات الصغيرة يمكن أن تخسر آلاف الدولارات في الساعة عندما تتعطل الأنظمة. لكن بعيدًا عن الخسائر الواضحة، هناك الاستنزاف البطيء الذي يحدث كل يوم. أجهزة كمبيوتر بطيئة. برامج قديمة. مركز مساعدة يستغرق أيامًا للرد على الطلبات الأساسية.
ثم هناك الأمن السيبراني. هجوم تصيد واحد أو حادث برامج فدية يمكن أن يوقف العمليات لأيام. يستغرق التعافي وقتًا ومالًا وجهدًا جادًا. يفقد الموظفون الثقة في الأنظمة التي من المفترض أن يعتمدوا عليها. عندما لا يتم صيانة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات بشكل صحيح، يتراكم الإحباط، يجد الناس حلولًا بديلة، تتعطل سير العمل، ويتباطأ العمل بأكمله دون أن يحدد أحد السبب حقًا.
ما هو دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي؟
دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي يعني توظيف شركة خارجية للتعامل مع احتياجاتك التقنية بدلاً من إدارة كل شيء داخليًا.
فكر في الأمر بهذه الطريقة: بدلاً من توظيف عضو أو عضوين في فريق تكنولوجيا المعلومات الداخلي، تشارك مع فريق من المتخصصين الذين يغطون كل شيء مراقبة الشبكة، الأمن السيبراني، الحوسبة السحابية، تحديثات البرامج، والدعم الفني اليومي. تفعل العديد من الشركات ذلك من خلال العمل مع مزود خدمة مُدارة محترف شركة تتحمل المسؤولية الكاملة عن بيئة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك. يراقبون أنظمتك على مدار الساعة، ويتعاملون مع المشاكل قبل أن تصبح مشاكل حقيقية، ويحافظون على كل شيء يعمل بسلاسة في الخلفية.
الفرق الكبير عن تكنولوجيا المعلومات الداخلية؟ يجلب مزود الخدمة المُدارة فريقًا كاملاً ومجموعة من الأدوات المُثبتة، غالبًا بجزء بسيط من تكلفة التوظيف الداخلي.
الطرق الرئيسية التي يعزز بها دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي الإنتاجية
تقليل وقت التوقف من خلال المراقبة الاستباقية
واحدة من أكبر المكاسب مع تكنولوجيا المعلومات الخارجية هي مقدار التوقف الأقل الذي تتعامل معه. بدلاً من الانتظار حتى ينكسر شيء ما ثم التدافع لإصلاحه، تستخدم الفرق الخارجية مراقبة الشبكة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لاكتشاف المشاكل مبكرًا. إليك كيف يبدو ذلك عمليًا:
- تنبيه المؤشر في الوقت الفعلي : يشير إلى نشاط غير عادي أو ضغط النظام قبل أن يصبح فشلاً.
- صيانة مؤقتة تنبؤية : تحدد الأجهزة القديمة أو نقاط الضعف في البرامج مسبقًا.
- حل أسرع للمشكلة : يعني إصلاح المشاكل غالبًا قبل أن يلاحظ فريقك حتى أن شيئًا ما كان خاطئًا.
- وقت تشغيل نظام متسق : يبقي موظفيك يعملون دون انقطاعات مستمرة.
وقت التشغيل الأفضل وحده هو تعزيز هائل للإنتاجية لأي عمل.
حل أسرع للمشكلات مع فرق دعم مخصصة
عندما يحدث خطأ ما، يهم وقت الاستجابة كثيرًا.
غالبًا ما تتعامل فرق تكنولوجيا المعلومات الداخلية مع الكثير من المسؤوليات في وقت واحد إدارة الخوادم، تأهيل الموظفين، التعامل مع تراخيص البرامج، والاستجابة للتذاكر العاجلة كلها في نفس الوقت. تسقط الأشياء من خلال الشقوق.
تعمل فرق الدعم الخارجية مع أنظمة تذاكر منظمة ومراكز مساعدة مخصصة. تعني أدوات استكشاف الأخطاء وإصلاحها عن بُعد أنها يمكن أن تصلح المشاكل في دقائق، وليس ساعات. الشركات التي تستفيد من الحلول المنظمة مثل دعم تكنولوجيا المعلومات من تقنيات فريش مانجو غالبًا ما تواجه أوقات استجابة أسرع وسير عمل تكنولوجيا المعلومات المبسطة مما يعني أن الموظفين يقضون وقتًا أقل في الانتظار ووقتًا أكثر في إنجاز العمل فعليًا.
تعزيز الأمن السيبراني ومنع المخاطر
خرق الأمن لا يكلف المال فقط. إنه يكلف الوقت الكثير منه. يمكن أن يستغرق التعافي من هجوم برامج الفدية أو خرق البيانات أسابيع، ويمكن أن يستمر الضرر لسمعتك لفترة أطول.
يساعدك دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي على تجنب الوصول إلى هناك في المقام الأول. تبقى هذه الفرق على رأس الكشف عن التهديدات، إدارة جدار الحماية، حماية نقطة النهاية، والنسخ الاحتياطي للبيانات وتخطيط التعافي من الكوارث. كما يضمنون الامتثال لقواعد التوافق، وهو ما يهم أكثر فأكثر مع تعامل الشركات مع بيانات العملاء الحساسة. يتم إعداد المصادقة متعددة العوامل بشكل صحيح. تحدث التصحيحات والتحديثات في الموعد المحدد. يتم إغلاق نقاط الضعف لديك قبل أن يجدها شخص ما. وقت أقل في التعامل مع حوادث الأمن يعني وقتًا أكثر في دفع عملك للأمام.
قابلية التوسع دون آلام نمو تكنولوجيا المعلومات
تنمية عملك عادة ما تعني تنمية احتياجاتك من تكنولوجيا المعلومات أيضًا. إليك لماذا يجعل الاستعانة بمصادر خارجية ذلك أسهل:
- الموظفون الجدد: احصل على إعداد المعدات والحسابات بسرعة دون إرهاق فريقك.
- المواقع الجديدة: يمكن تأهيلها دون عمليات بناء بنية تحتية باهظة الثمن.
- الخدمات السحابية : تمنحك تخصيص موارد مرن يتكيف مع تغير احتياجاتك.
- لا توجد تكاليف توظيف مفاجئة : توسع دعم تكنولوجيا المعلومات الخاص بك لأعلى أو لأسفل بناءً على ما تحتاجه فعليًا.
مع حلول تكنولوجيا المعلومات القابلة للتوسع في صفك، يشعر نمو الأعمال بفوضى أقل بكثير.
كفاءة التكلفة وعائد الاستثمار للاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات
دعنا نتحدث عن المال لدقيقة.
توظيف فريق تكنولوجيا معلومات داخلي بدوام كامل مكلف. الرواتب، المزايا، التدريب، الشهادات، والأدوات كلها تتراكم بسرعة. وحتى ذلك الحين، لا يمكن لشخص أو شخصين تغطية كل شيء خاصة بعد ساعات العمل أو في عطلات نهاية الأسبوع.
عادة ما يعمل دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي برسوم شهرية يمكن التنبؤ بها. وهذا يعني عدم وجود تكاليف مفاجئة، إدارة ميزانية تكنولوجيا المعلومات أسهل، والوصول إلى فريق كامل من المتخصصين بتكلفة أقل من تكلفة توظيف واحد كبير في تكنولوجيا المعلومات. يظهر عائد الاستثمار في ساعات أقل مفقودة بسبب التوقف، حوادث أمنية أقل، تأهيل أسرع للموظفين الجدد، ووقت أقل يقضيه مديروك في التعامل مع الصداع التقني بدلاً من إدارة العمل. عندما تجمع كل ذلك، تقدم حلول تكنولوجيا المعلومات الفعالة من حيث التكلفة من خلال الاستعانة بمصادر خارجية مدخرات حقيقية وقابلة للقياس ليس فقط بالدولارات، ولكن في ساعات الموظفين والضغط.
كيفية اختيار شريك دعم تكنولوجيا المعلومات المناسب
ليس كل مزودي تكنولوجيا المعلومات متساوين. قبل أن توقع أي شيء، إليك ما يجب النظر إليه:
- الخبرة : هل عملوا مع شركات بحجمك وفي صناعتك؟
- اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) : ما هي أوقات الاستجابة المضمونة؟ تأكد من أنها تعمل فعليًا من أجلك.
- شهادات الأمن : هل يأخذون التوافق وحماية البيانات على محمل الجد؟
- قابلية التوسع : هل يمكنهم النمو معك خلال السنوات القليلة القادمة؟
- الخبرة الصناعية : إذا كان لدى عملك احتياجات امتثال محددة مثل الرعاية الصحية أو التمويل، تأكد من أنهم يعرفون هذا المجال جيدًا.
شريك حلول تكنولوجيا المعلومات المُدارة المناسب لا ينبغي أن يشعر وكأنه مجرد مورد آخر. يجب أن يشعروا وكأنهم امتداد طبيعي لفريقك.
التأثير في العالم الحقيقي: تحويل الإنتاجية أثناء العمل
إليك مثال واقعي لما يمكن أن تبدو عليه تكنولوجيا المعلومات الخارجية فعليًا في الممارسة.
تصور وكالة تسويق متوسطة الحجم مع 45 موظفًا. كان وضع تكنولوجيا المعلومات الداخلي لديهم متعاقدًا واحدًا بدوام جزئي والكثير من الأصابع المتقاطعة. تعطلت الأنظمة بانتظام. كانت أوقات الاستجابة بطيئة. خسر الفريق ساعات كل أسبوع لمشاكل تقنية يمكن منعها تمامًا لم يكن لدى أحد الوقت لإصلاحها بشكل صحيح.
بعد التحول إلى دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي، شهدوا تخفيضًا بنسبة 40٪ في وقت التوقف خلال الأشهر الستة الأولى. تم حل تذاكر مركز المساعدة في أقل من ساعة في المتوسط، مقارنة بيوم كامل من قبل. جعل ترحيل السحابة العمل عن بُعد سلسًا لفريقهم الهجين. توقف أفرادهم عن إنفاق الطاقة العقلية على حرائق تكنولوجيا المعلومات وبدأوا في التركيز على عمل العميل الفعلي. لم يكن الفرق فقط في الأرقام بل ظهر أيضًا في معنويات الفريق.
الميزة الاستراتيجية لتكنولوجيا المعلومات الخارجية في عالم رقمي أولاً
التكنولوجيا لا تتباطأ، والشركات التي تعامل تكنولوجيا المعلومات كفكرة لاحقة ستتخلف عن الركب.
التحول الرقمي يتسارع. الأتمتة تعيد تشكيل كيفية إنجاز العمل. بيئات العمل عن بُعد والهجينة هي الآن القاعدة بدلاً من الاستثناء. تخطيط استمرارية الأعمال أكثر أهمية من أي وقت مضى. في هذه البيئة، البنية التحتية القوية لتكنولوجيا المعلومات ليست رفاهية إنها الأساس الذي يُبنى عليه كل شيء آخر. يتيح دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي للشركات من جميع الأحجام التنافس على مستوى أعلى دون بناء فريق داخلي ضخم من الصفر. تحصل على أدوات من الدرجة المؤسسية، معرفة الخبراء، وتغطية على مدار الساعة، كلها تعمل بهدوء في الخلفية حتى يتمكن فريقك من التركيز على ما يهم فعليًا.
طريقة أذكى لإدارة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك
دعم تكنولوجيا المعلومات الخارجي هو واحد من أكثر القرارات العملية التي يمكن أن تتخذها شركة نامية.
تحصل على اضطرابات أقل، مساعدة أسرع عندما تسوء الأمور، أمن سيبراني أقوى، وإعداد مرن يتوسع معك كل ذلك دون تكلفة إدارة قسم تكنولوجيا معلومات داخلي. للشركات الصغيرة والشركات النامية خاصة، الأمر لا يتعلق فقط بخفض التكاليف. يتعلق الأمر بتحرير موظفيك للقيام بما هم موجودون فعليًا للقيام به. وقت أقل في مكافحة مشاكل التكنولوجيا يعني وقتًا أكثر في بناء شيء عظيم. هذه مقايضة تستحق القيام بها.
