প্রথমবারের ডিল টিম যেসব সাধারণ ডেটা রুম ভুল করে

প্রথমবার ডিল করা টিমের কাছে ভার্চুয়াল ডেটা রুম প্রতিষ্ঠা করা একটি লেনদেনের সবচেয়ে অবমূল্যায়িত দিকগুলির মধ্যে একটি। লেনদেনটি M&A, তহবিল সংগ্রহ বা কৌশলগত অংশীদারিত্বের সাথে জড়িত হোক না কেন, ডেটা রুম দ্রুত বিনিয়োগকারী, ক্রেতা এবং পরামর্শদাতাদের মধ্যে সত্যের উৎস হিসাবে আবির্ভূত হবে।

তবে, অনভিজ্ঞ টিমগুলি এটিকে একটি সাধারণ ফাইল ডাম্প হিসাবে বিবেচনা করে। এই ধরনের কৌশল উত্তেজনা সৃষ্টি করে, সময় নষ্ট করে এবং ঝুঁকি উস্কে দেয়। সাধারণ ডেটা রুম ভুলগুলি সম্পর্কে প্রাথমিক বোঝাপড়া অর্জন ডিল টিমকে ব্যয়বহুল ত্রুটি প্রতিরোধ করতে এবং আরও বিশ্বাসযোগ্য প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে সাহায্য করতে পারে।

এই নিবন্ধটি প্রথমবার টিমগুলি কী ভুল করে, কেন করে এবং কীভাবে একটি কার্যকর ভার্চুয়াল ডেটা রুম সফল এবং নিরাপদ ডিল সহজতর করতে পারে তা চিহ্নিত করে।

ভার্চুয়াল ডেটা রুম কেন গুরুত্বপূর্ণ

ভার্চুয়াল ডেটা রুম হল একটি ওয়েব-ভিত্তিক সিস্টেম যা লেনদেনের সময় গোপনীয় ডেটা সংরক্ষণ, সংগঠিত এবং বিতরণ করতে ব্যবহৃত হয়। এটি ইমেল সংযুক্তি, শেয়ার করা ড্রাইভ এবং ভৌত বাইন্ডারকে যথাযথ পরিশ্রমের জন্য নির্মিত একটি নিয়ন্ত্রিত পরিবেশ দিয়ে প্রতিস্থাপন করে।

বাহ্যিক স্টেকহোল্ডারদের জন্য, ডেটা রুম ডিল প্রস্তুতির মান প্রতিফলিত করে। ডিল টিমের জন্য, এটি নির্ধারণ করে কত দ্রুত প্রশ্নের উত্তর দেওয়া হয়, ঝুঁকি মূল্যায়ন করা হয় এবং সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।

এমনকি ভাল ডিলও নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে যেতে পারে যখন ডেটা রুম সেটআপ ত্রুটিপূর্ণ হয়।

পেশাদার পরামর্শ: ডেটা রুম সম্পর্কে পড়ুন এবং কীভাবে সেগুলি সঠিকভাবে সংগঠিত করতে হয় তা জানুন।

এখন, আসুন সবচেয়ে সাধারণ ভুলগুলিতে যাই।

ভুল #১: ডেটা রুমকে ফাইল ডাম্প হিসাবে বিবেচনা করা

নথি আপলোডের অসংগঠিত পদ্ধতি সবচেয়ে বিস্তৃত ডেটা রুম ত্রুটিগুলির একটি। প্রথমবার টিমগুলি প্রায়শই ধরে নেয় যে "সবকিছু" প্রদান করা যথেষ্ট।

বাস্তবে, এটি পর্যালোচকদের ওপর অতিরিক্ত বোঝা চাপায়।

নথিগুলি যুক্তিসঙ্গতভাবে সংগঠিত করতে হবে, যার মধ্যে কর্পোরেট রেকর্ড, আর্থিক রেকর্ড, আইনি চুক্তি, বাণিজ্যিক ডেটা এবং অপারেশন অন্তর্ভুক্ত। ফোল্ডারগুলি অবশ্যই স্পষ্টভাবে নামকরণ করতে হবে এবং সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ থাকতে হবে।

একটি অসংগঠিত ভার্চুয়াল ডেটা রুম যথাযথ পরিশ্রম ধীর করে এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কে সন্দেহ বাড়ায়।

ভুল #২: শুরু থেকেই দুর্বল ডেটা রুম সেটআপ

অনেক সমস্যা প্রাথমিক ডেটা রুম সেটআপ থেকে উদ্ভূত হয়। টিমগুলি কাঠামো সম্পূর্ণ হওয়ার আগেই অ্যাক্সেস খুলতে তাড়াহুড়ো করে, তারপর প্রক্রিয়ার মাঝখানে ফোল্ডার পুনর্গঠন করার চেষ্টা করে।

এটি বিভ্রান্তি এবং সংস্করণ সংঘাত সৃষ্টি করে।

একটি ভাল পদ্ধতি হল নথি আপলোড করার আগে ফোল্ডার শ্রেণিবিন্যাস ডিজাইন করা। পর্যালোচকের দৃষ্টিকোণ থেকে চিন্তা করুন। তারা প্রথমে কী প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবে? তারা কোন তথ্য দ্রুত খুঁজে পাওয়ার আশা করবে?

একটি শক্তিশালী সেটআপ ফলো-আপ অনুরোধ হ্রাস করে এবং যথাযথ পরিশ্রমকে লজিস্টিকসের পরিবর্তে বিষয়বস্তুতে কেন্দ্রীভূত রাখে।

ভুল #৩: নিরাপদ নথি শেয়ারিংয়ের জন্য ভুল প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করা

সমস্ত ফাইল-শেয়ারিং সরঞ্জাম ডিলের জন্য তৈরি নয়। কিছু প্রথমবার টিম ভোক্তা ক্লাউড স্টোরেজ প্ল্যাটফর্মের উপর নির্ভর করে যেগুলিতে উন্নত নিরাপত্তা নিয়ন্ত্রণের অভাব রয়েছে।

নথি শেয়ারিং কেবল পাসওয়ার্ড দিয়ে সুরক্ষিত করা যায় না। একটি পেশাদার ভার্চুয়াল ডেটা রুমে অনুমতি নিয়ন্ত্রণ, ওয়াটারমার্কিং, শুধুমাত্র-দেখার বিকল্প এবং অডিট লগ রয়েছে।

এই ধরনের নিয়ন্ত্রণ ছাড়া, সংবেদনশীল তথ্য ডাউনলোড, প্রেরণ এবং অপব্যবহার করা যেতে পারে। এটি বিশেষভাবে বিপজ্জনক যেখানে দুইটির বেশি বাহ্যিক পক্ষ জড়িত।

ভুল #৪: অত্যধিক বিস্তৃত অ্যাক্সেস অধিকার প্রদান করা

আরেকটি সাধারণ ডেটা রুম ভুল হল সমস্ত ব্যবহারকারীকে একই অ্যাক্সেস স্তর প্রদান করা। এটি বেশিরভাগ ক্ষেত্রে সুবিধার জন্য করা হয়, যা অপ্রয়োজনীয় এক্সপোজারে অবদান রাখে।

ভিন্ন স্টেকহোল্ডারদের বিভিন্ন তথ্যের প্রয়োজন হয়। বিনিয়োগকারীদের HR ফাইলের প্রয়োজন নাও হতে পারে। বাণিজ্যিক অংশীদারদের সম্পূর্ণ আর্থিক মডেলের প্রয়োজন নাও হতে পারে।

সূক্ষ্ম অনুমতির সাথে, টিমগুলি কার দ্বারা এবং কোন সময়ে তথ্যের অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করতে পারে। এটি গোপনীয় তথ্য সুরক্ষিত করে এবং টিম পেশাদারিত্ব প্রদর্শন করে।

ভুল #৫: অসম্পূর্ণ বা পুরানো নথি আপলোড করা

প্রথমবার ডিল টিমগুলি কখনও কখনও নথি চূড়ান্ত করার আগে ডেটা রুম খুলে দেয়। ফলস্বরূপ, পর্যালোচকরা খসড়া, অনুপস্থিত সময়সূচী বা পুরানো আর্থিক তথ্য দেখেন।

এটি আত্মবিশ্বাস ক্ষুণ্ণ করে।

একটি ভার্চুয়াল ডেটা রুম অবশ্যই ব্যবসার একটি পরিষ্কার চিত্র প্রদর্শন করতে হবে। নথি পর্যালোচনা করার সময়, বিভ্রান্তি সৃষ্টির পরিবর্তে আপলোড পরবর্তী তারিখে সংরক্ষণ করা সর্বদা পরামর্শযোগ্য।

সামঞ্জস্য গুরুত্বপূর্ণ। অসম্পূর্ণ ডেটা বারবার প্রশ্ন এবং দীর্ঘ যথাযথ পরিশ্রম চক্র সৃষ্টি করে।

ভুল #৬: ক্রেতা বা বিনিয়োগকারীর অভিজ্ঞতা উপেক্ষা করা

বিভিন্ন টিম বাহ্যিকভাবে কতটা সহজে ব্যবহার করা যায় তার চেয়ে অভ্যন্তরীণভাবে কতটা আরামদায়ক তা নিয়ে বেশি উদ্বিগ্ন। তারা ফাইলের অবস্থান সম্পর্কে সচেতন, কিন্তু পর্যালোচকরা নন।

একটি শক্তিশালী ডেটা রুম সেটআপ নেভিগেশন, লেবেলিং এবং স্পষ্টতা বিবেচনা করে। ফোল্ডারের নাম স্বজ্ঞাত হওয়া উচিত। ফাইলের শিরোনাম স্পষ্টভাবে বিষয়বস্তু ব্যাখ্যা করা উচিত।

ডিল প্রস্তুতি প্রক্রিয়ার মাঝখানে, টিমগুলি আবিষ্কার করে যে তাদের কৌশল পুনর্বিবেচনা করতে হবে। 

ভুল #৭: কার্যকলাপ এবং সম্পৃক্ততা নিরীক্ষণে ব্যর্থতা

ভার্চুয়াল ডেটা রুমের মূল সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল দৃশ্যমানতা। বেশিরভাগ প্ল্যাটফর্ম অ্যানালিটিক্স অফার করে যা উপস্থাপন করে কোন নথি দেখা হয়েছে, কার দ্বারা এবং কতবার।

প্রথমবার টিমগুলি প্রায়শই এই ডেটা উপেক্ষা করে।

সম্পৃক্ততা মেট্রিক্স ক্রেতার আগ্রহ নির্দেশ করতে পারে, সংবেদনশীল সমস্যা হাইলাইট করতে পারে এবং আলোচনার আগে টিম প্রস্তুতির অনুমতি দিতে পারে। কার্যকলাপ ট্র্যাকিং ছাড়া গুরুত্বপূর্ণ অন্তর্দৃষ্টি হারিয়ে যাবে।

এই ধরনের সরঞ্জামের সাথে, ডেটা রুম একটি ব্যাকআপ সুবিধার পরিবর্তে একটি সম্পদে পরিণত হয়।

ভুল #৮: নিরাপত্তা এবং সম্মতির ঝুঁকি অবমূল্যায়ন করা

নথি শেয়ারিং শুধুমাত্র বাণিজ্য গোপনীয়তা সংরক্ষণের সাথে জড়িত নয়। আরেকটি দিক হল ডেটা সুরক্ষা মান এবং গোপনীয়তা।

কোম্পানির জন্য আইনি এবং সুনামগত ঝুঁকি রয়েছে কারণ এটি ব্যক্তিগত ডেটা, চুক্তি বা নিয়ন্ত্রিত তথ্য প্রকাশ করে যেহেতু এটি যথাযথ সুরক্ষা ছাড়াই আপলোড করা হয়েছিল। ইউ.এস. সিকিউরিটিজ অ্যান্ড এক্সচেঞ্জ কমিশন (SEC) লেনদেনের সময় সংবেদনশীল ব্যবসা এবং বিনিয়োগকারী তথ্য সুরক্ষিত করার গুরুত্বের উপর জোর দেয়, বিশেষ করে M&A এবং পুঁজিবাজার কার্যকলাপে।

পেশাদার কার্যকলাপে বিশেষজ্ঞ ভার্চুয়াল ডেটা রুম প্রদানকারীরা এনক্রিপশন, অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ এবং সম্মতি সার্টিফিকেশনে তাদের আর্থিক সংস্থান বিনিয়োগ করে। 

ভুল #৯: ডেটা রুম আপডেট সম্পর্কে দুর্বল যোগাযোগ

আরেকটি ডেটা রুম ভুল হল পরিবর্তনের যোগাযোগ বিবেচনা করা হয়নি। নতুন নথি আপলোড করতে হবে এবং বিদ্যমানগুলি অবিলম্বে আপডেট করতে হবে এবং পর্যালোচকদের অবহিত করতে হবে।

যথাযথ যোগাযোগ ছাড়া, স্টেকহোল্ডাররা পুরানো তথ্যের উপর কাজ করতে পারে বা গুরুত্বপূর্ণ ডেটা প্রকাশ নাও করতে পারে।

অনেক ভার্চুয়াল ডেটা রুম সিস্টেম স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তি এবং Q&A ওয়ার্কফ্লো দিয়ে সজ্জিত হতে পারে। সমস্ত পক্ষ এই বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে ট্র্যাকে থাকে, যা ভুল বোঝাবুঝি হ্রাস করে।

ভুল #১০: ডেটা রুমকে একবারের কাজ হিসাবে দেখা

প্রথমবার ডিল টিমগুলি প্রায়শই ডেটা রুমকে একটি জীবন্ত সিস্টেমের পরিবর্তে একটি সেটআপ কাজ হিসাবে দেখে। বাস্তবে, এটি লেনদেন জুড়ে বিকশিত হয়।

নথি যোগ করা হয়, প্রশ্ন উত্থাপিত হয় এবং অগ্রাধিকার পরিবর্তিত হয়। সবচেয়ে কার্যকর টিমগুলি শুরু থেকে ডিল বন্ধ করা পর্যন্ত সক্রিয়ভাবে তাদের ভার্চুয়াল ডেটা রুম পরিচালনা করে।

এই ধরনের ধ্রুবক ফোকাস গুরুত্ব এবং প্রস্তুতির একটি ইঙ্গিত, বিশেষ করে প্রতিযোগিতামূলক ডিল পরিস্থিতিতে।

উপসংহার

বেশিরভাগ ডেটা রুম ভুল প্রযুক্তিগত নয়, এগুলি প্রক্রিয়া-ভিত্তিক। ইতিবাচক বিষয় হল যে এগুলি পরিকল্পনা এবং একটি উপযুক্ত মনোভাব দ্বারা প্রতিরোধ করা যেতে পারে।

একটি ভাল ভার্চুয়াল ডেটা রুম নিরাপদ নথি শেয়ারিং সক্ষম করে, দ্রুততর যথাযথ পরিশ্রম এবং বাহ্যিক স্টেকহোল্ডারদের মধ্যে বিশ্বাস প্রতিষ্ঠা করে। প্রথমবার ডিল টিমগুলি একটি যথাযথ ডেটা রুম সেটআপে বিনিয়োগ করা উচিত, কারণ এটি মৌলিক।

সঠিকভাবে সম্পাদিত হলে, ডেটা রুম একটি প্রয়োজনীয়তার চেয়ে বেশি হয়ে ওঠে। এটি একটি প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা হয়ে ওঠে।