El proceso de desgaste lento y silencioso, que afecta los proyectos

¿Cuáles serán los motivos por los que muchos proyectos se atrasan y cuestan más de lo previsto?

Un proyecto de infraestructura siempre inicia con buenas intenciones. Nace de una idea poderosa, de una necesidad legítima o de una oportunidad que nos entusiasma. Hay proyectos tan bien concebidos y tan hermosos, que quienes participamos en ellos nos involucramos emocionalmente. Al principio reina el optimismo, ahora sí, pensamos, este proyecto se terminará a tiempo y dentro del presupuesto establecido.

Existe un plan que parece sólido, un cronograma razonable y un presupuesto que, sobre el papel, cuadra perfectamente. Contamos además con un equipo de colaboradores talentosos, experimentados, genuinamente comprometidos y convencidos de que todo saldrá bien. Sin embargo, una y otra vez, la historia se repite y el proyecto se atrasa y cuesta más de lo que inicialmente fue calculado.

Lo interesante es que esto casi nunca ocurre por un gran evento catastrófico, ni por un error monumental de una sola persona. Los proyectos se deterioran lentamente, en silencio, a partir de una larga cadena de pequeños asuntos que todo el equipo decidió dejar pasar, conscientes o no, sin atenderlos con la seriedad y la urgencia que en el momento eran necesarias.

Pequeños retrasos que parecen manejables. Ajustes menores que se postergan. Decisiones incómodas que nadie quiere tomar hoy porque “seguro la próxima semana se resuelven solas”. Advertencias que suenan exageradas. Riesgos que se minimizan porque reconocerlos implicaría encender un foco amarillo o rojo, en un reporte que todos preferimos ver en verde.

Nos encantan los reportes bonitos, los dashboards optimistas, los semáforos en verde. Y por esa razón, muchas veces obviamos esos “detalles” que nos incomodan, convencidos de que el problema no es tan grave o de que el equipo lo resolverá más adelante. El problema es que, cuando finalmente se atiende, ya es demasiado tarde y el costo en tiempo, dinero o reputación, es inevitable.

En proyectos complejos y multidisciplinarios suele haber muchas voces alrededor de la mesa. Arquitectos, ingenieros, financieros, constructores, abogados, autoridades, inversionistas. Todos discuten con pasión desde su propio ángulo, interés u hoja de ruta, pero con frecuencia falta una figura clave, alguien con la autoridad y la responsabilidad de tomar la decisión final, de cerrar los acuerdos y de cortar las discusiones interminables. Sin ese liderazgo claro, el proyecto avanza, pero sin rumbo firme.

A ello se suman los llamados “riesgos fantasma”, aquellos que nadie ve claramente, pero que merodean el proyecto desde el inicio. Están ahí, amenazando desde las sombras, latentes, enviando señales débiles que se ignoran hasta que, de pronto, se materializan y provocan daños irreversibles. La buena noticia es que todo esto es evitable, se trata de tener en cuenta algunas recomendaciones simples, aunque difíciles de ejecutar.

En primer lugar, es preciso establecer desde el inicio una cultura de claridad y honestidad radical. Reportar con la verdad siempre por delante, incluso cuando incomoda. Detectar y atender los problemas cuando aún son pequeños; los retrasos y sobrecostos casi nunca aparecen de la noche a la mañana, sino que se van colando, lenta y silenciosamente entre las grietas que se abren entre lo planeado y lo que realmente estamos ejecutando en el sitio. Tiene que definirse con absoluta claridad quién toma las decisiones. Resulta indispensable identificar y revisar periódicamente los riesgos y las amenazas, incluso aquellos que “parecen poco probables”.

Construir bien no es evitar los problemas. Es enfrentarlos a tiempo y con eficacia.