Dirigir una sociedad limitada suele ser la forma más eficiente en términos fiscales para que los contratistas de TI trabajen, pero también significa que eres responsable de llevar un registro de los gastos y asegurarte de que tu empresa reclame todo lo que le corresponde.
La mayoría de los contratistas conocen las deducciones obvias, como portátiles, monitores o licencias de software. Sin embargo, un número sorprendente pasa por alto costos más pequeños o menos obvios que aún pueden compensarse legítimamente contra el Impuesto de Sociedades.
Con el tiempo, esas deducciones perdidas pueden acumularse.
A continuación se presentan algunos de los gastos que muchas sociedades limitadas dirigidas por contratistas olvidan reclamar.
Asegúrate de hablar con tu contador si tienes alguna pregunta sobre los gastos en general.
Formación profesional y certificaciones técnicas
La tecnología avanza rápidamente y la mayoría de los programadores invierten regularmente en nuevas habilidades.
Los cursos de formación, exámenes y certificaciones técnicas normalmente son gastos deducibles cuando se relacionan con tu actividad comercial existente. En otras palabras, si ya estás trabajando como desarrollador, la formación que mejora o actualiza esas habilidades generalmente se considera un costo empresarial legítimo.
Los ejemplos pueden incluir:
- certificaciones en la nube como AWS o Azure
- cursos avanzados de programación
- formación en DevOps o seguridad
- conferencias o talleres de la industria
Siempre que la formación mantenga o mejore los servicios que tu empresa ya proporciona, el costo normalmente puede tratarse como un gasto empresarial.
Membresías profesionales y suscripciones
Muchos desarrolladores pagan por membresías profesionales u organizaciones industriales, pero olvidan que estas generalmente pueden ser reclamadas por la empresa.
Los ejemplos típicos incluyen:
- organismos profesionales de informática
- asociaciones de desarrollo de software
- publicaciones de la industria
- plataformas de aprendizaje técnico
Las suscripciones a herramientas de desarrollo, repositorios de código o sitios de aprendizaje en línea también son normalmente deducibles, siempre que se utilicen genuinamente para el negocio.
Seguros para empresas de contratistas
El seguro es otra área que los contratistas a veces pasan por alto.
Ciertas pólizas se consideran ampliamente esenciales para los contratistas de sociedades limitadas. El seguro de indemnización profesional, por ejemplo, protege contra reclamos derivados de errores en tu trabajo.
Algunos contratistas también organizan cobertura personal a través de su empresa cuando es fiscalmente eficiente hacerlo. Por ejemplo, un director puede optar por contratar una póliza como cobertura de vida relevante a través de su sociedad limitada, que en muchos casos puede ser pagada por el negocio en lugar de con ingresos personales. Una buena explicación de cómo funciona esto se puede encontrar aquí:
De manera similar, algunos contratistas también consideran el seguro de protección de ingresos, que proporciona un ingreso de reemplazo si una enfermedad o lesión les impide trabajar.
Como siempre, el tratamiento fiscal exacto depende de la póliza y las circunstancias, por lo que vale la pena discutir las opciones con un contador.
Equipos y costos de oficina en casa
Los contratistas de TI generalmente trabajan parcial o totalmente desde casa. Mientras que la mayoría recuerda reclamar portátiles o monitores, los artículos más pequeños a menudo se pasan por alto.
Los gastos deducibles pueden incluir cosas como:
- teclados, cámaras web y auriculares
- sillas de oficina o escritorios
- discos duros externos o dispositivos de respaldo
- equipos de red como routers
Cuando trabajas desde casa regularmente, tu empresa también puede reclamar una modesta asignación por uso del hogar como oficina, o reembolsar ciertos costos del hogar cuando se relacionen con el uso empresarial.
Licencias de software y herramientas para desarrolladores
La mayoría de los desarrolladores dependen de múltiples herramientas de pago para hacer su trabajo. Estos costos generalmente son totalmente deducibles cuando son necesarios para actividades empresariales.
Los ejemplos comunes incluyen:
- licencias de IDE
- servicios de alojamiento en la nube
- herramientas de colaboración
- plataformas de gestión de proyectos
- software de prueba o monitoreo
Debido a que estos servicios a menudo se facturan mensualmente, los contratistas a veces olvidan registrarlos correctamente en sus cuentas. Sin embargo, durante un año, esas suscripciones pueden acumularse fácilmente en cientos o incluso miles de libras.
Contribuciones de pensión
Muchos directores contratistas también pasan por alto las ventajas fiscales de las contribuciones de pensión realizadas directamente desde la empresa.
En lugar de pagar dinero como salario o dividendos y luego contribuir personalmente, la empresa normalmente puede pagar las contribuciones de pensión en nombre del director.
Estas contribuciones generalmente se tratan como un gasto empresarial deducible, lo que significa que reducen las ganancias imponibles de la empresa al tiempo que construyen los ahorros de jubilación del director.
Esta es una razón por la que los contadores de contratistas a menudo recomiendan revisar las contribuciones de pensión como parte de la planificación fiscal anual.
Contabilidad y asesoramiento profesional
Finalmente, no olvides que los servicios profesionales en sí mismos normalmente son gastos deducibles.
Los ejemplos típicos incluyen:
- honorarios de contador o contabilidad
- costos de formación de la empresa
- asesoramiento legal relacionado con contratos
- seguro de investigación fiscal
Estos son costos ordinarios de administrar un negocio y generalmente son deducibles para fines del Impuesto de Sociedades.
Para los contratistas que desean ayuda especializada, muchas empresas proporcionan servicios dedicados para contratistas de TI de sociedades limitadas. Una descripción general de una de estas empresas se puede encontrar aquí:
https://www.biaccountancy.com/
Mantener registros adecuados
Reclamar gastos legítimos es perfectamente aceptable, pero el requisito clave es que los costos deben ser total y exclusivamente para fines empresariales.
Eso significa mantener buenos registros, conservar facturas y asegurarse de que cada gasto se relacione genuinamente con las actividades de tu empresa.
La mayoría de los contratistas ahora usan software de contabilidad para rastrear los gastos durante todo el año, lo que hace que el proceso sea significativamente más fácil cuando se trata de preparar cuentas anuales y declaraciones del Impuesto de Sociedades.
Un pequeño hábito que ahorra impuestos
Ninguno de estos gastos es particularmente inusual. El problema real es que muchos contratistas simplemente olvidan registrarlos.
Adquirir el hábito de registrar los costos a medida que surgen hace una gran diferencia. Incluso artículos pequeños como suscripciones de software o capacitación técnica pueden reducir las ganancias imponibles de tu empresa con el tiempo.
Para las sociedades limitadas dirigidas por contratistas, la diferencia entre reclamar todo correctamente y perder un puñado de gastos cada año puede acumularse fácilmente en cientos de libras en impuestos adicionales.
