LEXINGTON, Ky. – Lorsque les National Institutes of Health ont annoncé un financement de 11 millions de dollars pour le nouveau COBRE de prévention du diabète de l'Université du Kentucky en novembre 2025, l'attention s'est portée sur la vision scientifique : construire une infrastructure de recherche en prévention dans un État où 38 % des adultes sont prédiabétiques. Derrière cette récompense se cachait un processus de candidature de 18 mois, une soumission de près de 600 pages et sept chercheurs répartis dans six facultés, ainsi qu'un défi central que l'équipe scientifique ne pouvait résoudre seule : il leur manquait quelqu'un capable de rassembler tous les éléments en une soumission cohérente, complète et dans les délais.
La personne qui a réussi à tout assembler n'était pas une scientifique. Anna Ortynska avait passé douze ans chez 3M – une entreprise du Fortune 500 comptant environ 95 000 employés et 35 milliards de dollars de revenus annuels, opérant dans plus de 70 pays – jusqu'à devenir Lean Six Sigma Black Belt pour l'Europe, le Moyen-Orient et l'Afrique. Elle a vu la candidature NIH comme un problème de coordination qu'elle avait résolu de nombreuses fois auparavant.
Elle a mis en place un suivi des dépendances entre flux de travail parallèles, des protocoles de cohérence inter-composants et des pipelines de conformité centralisés. Les professeurs se concentraient sur la science. Ortynska se concentrait sur la logique de coordination.
Le résultat : 11 millions de dollars attribués.
Les fondations chez 3M
Avant que Mme Ortynska puisse transférer des connaissances entre secteurs, elle devait d'abord les acquérir. Elle a commencé comme Brand Manager dans le département Healthcare en Ukraine. En 2017, elle détenait une autorité régionale en tant que Lean Six Sigma Black Belt – le plus haut rang de certification – pour la région EMEA, dirigeant plus de dix projets de transformation dans les ventes, le marketing, les services logistiques et l'informatique. Elle gérait des équipes allant de 50 à 300 personnes dans plus de vingt pays.
Parmi ses projets figurait un défi de coordination des prix en 2018 dans la division des produits dentaires de 3M. Plus de vingt pays à travers la région EMEA, chacun fixant des prix indépendants. Les dentistes traversaient les frontières pour de meilleures offres. Les distributeurs perdaient des ventes à cause de l'arbitrage.
Elle a créé des cadres de variance basés sur Salesforce montrant des différences de prix acceptables en fonction des conditions locales – suffisamment transparents pour que l'arbitrage devienne évident, suffisamment flexibles pour que les marchés conservent l'autonomie nécessaire. Les plaintes des clients ont chuté de 15 % en six mois, de 34 % en un an. Le système est devenu une infrastructure permanente.
Une transformation marketing parallèle : avant ses cadres, zéro campagne EMEA n'avait confirmé de suivi ROI multi-marchés. Un an plus tard : 60 %. L'évaluation post-campagne est passée de 20 % à 80 % des équipes.
Crise dans une startup
Une entreprise ukrainienne de produits informatiques n'avait jamais fonctionné à distance. Le 1er mars 2020, elle comptait 300 employés dans des bureaux. Au 15 mars, la COVID-19 rendait le travail à distance obligatoire.
Les directives génériques de télétravail ont échoué en quelques jours. L'entreprise a fait appel à Ortynska.
Elle a immédiatement reconnu le problème. Il ne s'agissait pas de technologie. Il s'agissait du rythme de coordination. Les cadences informelles qui maintenaient les équipes synchronisées avaient disparu du jour au lendemain.
Elle a organisé trente groupes selon leur interdépendance réelle de travail. La plupart des consultants auraient imposé un système unique. « Nous avons adapté la fréquence de coordination à la structure réelle du travail », explique Ortynska. « Les équipes étroitement connectées avaient des réunions quotidiennes. Les équipes moins connectées – hebdomadaires. »
Elle a mené un coaching quotidien des managers pendant la mise en œuvre de 2,5 mois. Résultats de l'enquête à trois mois : problèmes résolus 60 % plus rapidement. 88 % des employés comprenaient leur contribution aux objectifs de l'entreprise. Le système – qui est devenu connu sous le nom de Daily Pulse System – est passé de 300 à 600 employés et reste utilisé quatre ans plus tard.
Le monde universitaire rencontre la Silicon Valley
Après le début de la guerre en Ukraine en 2022, Ortynska s'est relocalisée aux États-Unis et a rejoint le bureau de développement de propositions de l'Université du Kentucky.
Le COBRE en prévention du diabète (P20GM156679) représentait tout ce qui rend difficiles les subventions multi-chercheurs. Importance pour la santé publique : 96 millions d'Américains vivant avec le prédiabète. Mission : construire une infrastructure de recherche en prévention, encadrer les jeunes chercheurs, connecter les avancées de laboratoire aux soins aux patients. Portée : sept chercheurs principaux, six facultés, soumission d'environ 600 pages, dix-huit mois.
Le problème n'était pas que les chercheurs ne comprenaient pas la science de chacun. C'était d'amener six systèmes administratifs de facultés distincts à fournir des composants interdépendants selon un calendrier unique.
Mme Ortynska a appliqué sa méthodologie de coordination : systèmes de suivi des dépendances issus du travail Salesforce, protocoles de cohérence inter-composants issus de la gestion de variance, intégration de conformité issue de Six Sigma. Lorsque les professeurs de UK ont eu du mal à converger sur un concept de centre de recherche, elle a organisé une session Miro d'une heure en utilisant Lean Canvas – l'outil de modélisation commerciale pour startups. Trois mois plus tard : trois ans de financement sécurisés.
L'impact de Mme Ortynska se reflète dans sa livraison constante de soumissions compétitives qui sont complètes, cohérentes en interne et soumises dans les délais, même lorsque les projets impliquent plusieurs facultés et des équipes scientifiques complexes. Sa capacité à intégrer les calendriers, le contenu scientifique et les exigences de conformité garantit que les propositions sont à la fois compétitives et bien structurées. Son travail quotidien soutient l'avancement de l'entreprise scientifique et renforce la qualité globale du développement de propositions.
Redonner
Mme Ortynska enseigne ce qui se transfère : conférences sur la transformation de crise à l'European Business Association, modules de pensée créative et d'optimisation des processus pour les programmes pré-MBA, ateliers sur les systèmes de travail à distance pour les entreprises technologiques, formation en gestion de la recherche pour le corps professoral universitaire.
Elle a siégé au conseil d'administration du chapitre Ohio Valley de l'International Coaching Federation – la plus grande organisation professionnelle mondiale pour les coachs.
En 2022-2023, lorsque la guerre a déplacé des professionnels ukrainiens, Ortynska a conçu et dirigé une initiative de coaching pro bono en tant que membre du conseil d'administration du chapitre ICF Ohio Valley. Le projet « Coach for Ukraine » a mobilisé des coachs internationaux pour soutenir les professionnels ukrainiens du coaching naviguant la crise tout en la vivant personnellement.
Le modèle
Fabrication, startups technologiques, recherche universitaire – trois secteurs qui empruntent rarement les uns aux autres. Au cours de dix-sept ans dans des environnements d'entreprise, de startups, de coaching et universitaires, le travail d'Ortynska suit un principe : rendre la coordination plus facile que l'isolement.
La plupart des organisations insistent sur le fait que leurs problèmes sont uniques. Elles ont généralement tort. Quelqu'un d'autre a résolu cela – juste avec un vocabulaire différent.
Ses résultats : 11 millions de dollars en financement de recherche. Réduction de 34 % des plaintes des clients. Un système de travail à distance qui est passé de 300 à 600 employés et a survécu à la crise qui l'a créé. Rien n'a été facile – chaque projet signifiait convaincre les sceptiques, naviguer l'inertie institutionnelle et bâtir la confiance autour de nouvelles façons de travailler.
Les outils existaient. Ils se trouvaient simplement dans le mauvais secteur.
Anna Ortynska est Lean Six Sigma Black Belt et coach certifiée ICF, occupant le poste de chef de projet pour le développement de propositions à l'Université du Kentucky. Elle est la créatrice du Daily Pulse System pour l'excellence opérationnelle. Sa méthodologie intersectorielle – testée dans les opérations Fortune 500, les crises de startups et la recherche financée par le NIH – devient un guide pour les organisations naviguant la complexité.
