Axolt ने AP ऑटोमेशन को सुव्यवस्थित करने के लिए AI बिल और PO कैप्चर की शुरुआत की

मैनुअल वित्त वर्कफ़्लो को समाप्त करना और अकाउंट्स पेएबल में रीयल-टाइम नियंत्रण लाना

आज अकाउंट्स पेएबल की वास्तविकता

अधिकांश वित्त नेताओं का मानना है कि उनका अकाउंट्स पेएबल फ़ंक्शन डिजिटल है।

ईमेल द्वारा इनवॉइस आते हैं।
सिस्टम मौजूद हैं।
वर्कफ़्लो मौजूद हैं।

सतह पर, सब कुछ आधुनिक दिखाई देता है।

हालाँकि, यदि आप देखें कि इनवॉइस वास्तव में कैसे प्रोसेस किए जाते हैं, तो एक अलग तस्वीर उभरती है।

• डेटा अभी भी मैनुअली एंटर किया जाता है
• परचेज ऑर्डर मैनुअली चेक किए जाते हैं
• अप्रूवल के लिए फॉलो-अप की आवश्यकता होती है
• त्रुटियों को बाद में सही किया जाता है

यह ऑटोमेशन नहीं है। यह डिजिटल टूल द्वारा समर्थित मैनुअल कार्य है।

मूल समस्या: AP अभी भी मानव-निर्भर है

अकाउंट्स पेएबल दस्तावेज़ों की मानवीय व्याख्या पर अत्यधिक निर्भर रहता है।

एक इनवॉइस को संरचित डेटा के रूप में नहीं माना जाता है।
इसे एक फ़ाइल के रूप में माना जाता है जिसे पढ़ा, समझा और सिस्टम में एंटर किया जाना चाहिए।

यह अक्षमताओं की एक श्रृंखला बनाता है।

डेटा एंट्री बाधाएं

वित्त टीमें काफी समय एंटर करने में बिताती हैं:

• सप्लायर विवरण
• इनवॉइस नंबर
• लाइन आइटम
• टैक्स मूल्य

OCR टूल के साथ भी, त्रुटियां आम रहती हैं और सत्यापन की आवश्यकता होती है।

परचेज ऑर्डर मैचिंग में देरी

परचेज ऑर्डर के साथ इनवॉइस मिलाना सीधा होना चाहिए।

व्यवहार में, यह नहीं है।

• गायब PO संदर्भ
• मूल्य या मात्रा में अंतर
• आंशिक डिलीवरी

इन मुद्दों के लिए जांच और मैनुअल हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है।

अप्रूवल की अक्षमताएं

अप्रूवल देरी के सबसे बड़े स्रोतों में से एक हैं।

इनवॉइस अक्सर:

• इनबॉक्स में प्रतीक्षारत
• मैनेजर की समीक्षा लंबित
• संचार थ्रेड्स में खो गए

वित्त टीमें प्रोसेसिंग के बजाय फॉलो-अप करने में काफी समय बिताती हैं।

रीयल-टाइम दृश्यता की कमी

वित्त नेताओं के पास अक्सर बुनियादी सवालों के तत्काल जवाब की कमी होती है:

• वर्तमान देनदारियां क्या हैं
• कौन से इनवॉइस लंबित हैं
• रीयल-टाइम कैश पोजीशन क्या है

कारण सरल है। प्रोसेसिंग समाप्त होने तक डेटा अपूर्ण है।

त्रुटि प्रसार

एक गलत एंट्री से हो सकता है:

• गलत भुगतान
• सप्लायर विवाद
• समाधान चुनौतियां

ये मुद्दे AP से परे विस्तारित होते हैं और वित्तीय रिपोर्टिंग को प्रभावित करते हैं।

स्केलिंग चुनौतियां

जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ते हैं, इनवॉइस की मात्रा बढ़ती है।

हालाँकि, प्रक्रिया विकसित नहीं होती है।

परिणाम अनुमानित है।

• अधिक इनवॉइस के लिए अधिक स्टाफ की आवश्यकता होती है
• लागत रेखीय रूप से बढ़ती है
• दक्षता में सुधार नहीं होता है

पारंपरिक AP ऑटोमेशन कम क्यों पड़ता है

कई संगठन इन समस्याओं को हल करने का प्रयास करते हैं:

• OCR टूल
• वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर
• ERP इंटीग्रेशन

हालांकि ये समाधान कुछ पहलुओं में सुधार करते हैं, वे मूल मुद्दे को संबोधित नहीं करते हैं।

वे अभी भी निर्भर हैं:

• डेटा एक्सट्रैक्शन
• सत्यापन
• सिस्टम में सिंक्रनाइज़ेशन

इसका मतलब है:

• देरी बनी रहती है
• त्रुटियां बनी रहती हैं
• दृश्यता सीमित है

आर्किटेक्चर ही समस्या है।

दृष्टिकोण में बदलाव: प्रोसेसिंग से इंटेलिजेंस तक

अकाउंट्स पेएबल का भविष्य दस्तावेज़ों को तेज़ी से प्रोसेस करने के बारे में नहीं है।

यह मैनुअल व्याख्या को पूरी तरह से समाप्त करने के बारे में है।

इनवॉइस प्रोसेस नहीं किए जाने चाहिए।

उन्हें स्वचालित रूप से समझा जाना चाहिए और संरचित डेटा में परिवर्तित किया जाना चाहिए।

यह ऑटोमेशन से इंटेलिजेंस में बदलाव है।

Axolt AI बिल और PO कैप्चर का परिचय

Axolt अपने Salesforce-नेटिव ERP प्लेटफ़ॉर्म के हिस्से के रूप में AI बिल और PO कैप्चर पेश करता है।

यह कोई ऐड-ऑन या बाहरी इंटीग्रेशन नहीं है।

यह सीधे उस सिस्टम में एम्बेड किया गया है जहां वित्तीय और संचालन संबंधी निर्णय लिए जाते हैं।

AI बिल कैप्चर: दस्तावेज़ से डेटा तक तुरंत

इनवॉइस किसी भी फ़ॉर्मेट में आ सकते हैं:

• PDF
• ईमेल अटैचमेंट
• स्कैन किए गए दस्तावेज़

Axolt AI का उपयोग करता है:

• इनवॉइस पढ़ें
• मुख्य डेटा एक्सट्रैक्ट करें
• इसे Salesforce के भीतर संरचित करें

कैप्चर किए गए डेटा में शामिल हैं

• सप्लायर जानकारी
• इनवॉइस नंबर और तारीख
• लाइन आइटम
• टैक्स विवरण
• कुल राशि

किसी मैनुअल एंट्री की आवश्यकता नहीं है।

इनवॉइस तुरंत संरचित डेटा बन जाता है।

इंटेलिजेंट PO मैचिंग

Axolt इनवॉइस को सीधे परचेज ऑर्डर से कनेक्ट करता है।

सिस्टम:

• प्रासंगिक PO संदर्भों की पहचान करता है
• लाइन आइटम स्वचालित रूप से मिलाता है
• विसंगतियों का पता लगाता है

यह वास्तविक दुनिया के परिदृश्यों को संभालता है जैसे:

• आंशिक डिलीवरी
• मूल्य अंतर
• मात्रा में बेमेल

प्रक्रिया को रोकने के बजाय, यह अपवादों को अलग करता है।

अपवाद-आधारित प्रोसेसिंग

पारंपरिक AP प्रक्रियाएं हर इनवॉइस को समीक्षा की आवश्यकता के रूप में मानती हैं।

Axolt इस मॉडल को बदलता है।

• मानक इनवॉइस स्वचालित रूप से प्रोसेस किए जाते हैं
• केवल अपवादों के लिए मानवीय ध्यान की आवश्यकता होती है

यह काफी हद तक वर्कलोड को कम करता है और दक्षता बढ़ाता है।

ऑटोमेटेड अप्रूवल वर्कफ़्लो

अप्रूवल पूर्वनिर्धारित नियमों के माध्यम से प्रबंधित किए जाते हैं।

इनवॉइस इसके आधार पर रूट किए जाते हैं:

• मूल्य सीमा
• विभाग
• अप्रूवल पदानुक्रम

Salesforce के भीतर अप्रूवल होते हैं।

फॉलो-अप या मैनुअल ट्रैकिंग की कोई आवश्यकता नहीं है।

रीयल-टाइम वित्तीय दृश्यता

क्योंकि सभी गतिविधि एक ही प्लेटफ़ॉर्म के भीतर होती है, वित्त टीमों को तुरंत दृश्यता मिलती है।

वे देख सकते हैं:

• बकाया देनदारियां
• इनवॉइस स्थिति
• कैश फ़्लो प्रभाव

यह तेज़ और अधिक सटीक निर्णय लेने में सक्षम बनाता है।

कोई इंटीग्रेशन निर्भरता नहीं

अधिकांश AP ऑटोमेशन टूल ERP सिस्टम के साथ इंटीग्रेशन पर निर्भर करते हैं।

यह परिचय देता है:

• डेटा सिंक्रनाइज़ेशन देरी
• समाधान चुनौतियां
• सिस्टम जटिलता

Axolt Salesforce के भीतर नेटिवली काम करता है।

यहां है:

• एक डेटा मॉडल
• एक सिस्टम
• कोई सिंक्रनाइज़ेशन आवश्यक नहीं

यह आर्किटेक्चरल स्तर पर देरी को समाप्त करता है।

एंड-टू-एंड वित्तीय इंटीग्रेशन

अकाउंट्स पेएबल एक अलग फ़ंक्शन नहीं है।

यह कनेक्टेड है:

• खरीद
• इन्वेंटरी
• वित्तीय रिपोर्टिंग

Axolt इन प्रक्रियाओं को एकीकृत करता है।

एक इनवॉइस सीधे लिंक होता है:

• परचेज ऑर्डर
• प्राप्त माल
• वित्तीय रिकॉर्ड

यह एक पूर्ण और सटीक वित्तीय चित्र बनाता है।

एक व्यावहारिक तुलना

पारंपरिक AP वर्कफ़्लो

1. इनवॉइस प्राप्त हुआ
2. डेटा मैनुअली एंटर किया गया
3. PO मैनुअली सत्यापित
4. अप्रूवल का अनुरोध किया गया
5. फॉलो-अप आवश्यक
6. इनवॉइस पोस्ट किया गया

प्रोसेसिंग समय दिनों में मापा जाता है।

Axolt AI वर्कफ़्लो

1. इनवॉइस प्राप्त हुआ
2. AI डेटा कैप्चर और संरचित करता है
3. PO स्वचालित रूप से मिलाया गया
4. अपवाद पहचाने गए
5. वर्कफ़्लो के माध्यम से अप्रूव किया गया
6. तुरंत पोस्ट किया गया

प्रोसेसिंग समय मिनटों तक कम हो जाता है।

व्यावसायिक प्रभाव

कम परिचालन लागत

• कम मैनुअल कार्य
• कम हेडकाउंट निर्भरता
• प्रति इनवॉइस प्रोसेसिंग लागत में कमी

तेज़ प्रोसेसिंग चक्र

• तत्काल डेटा कैप्चर
• ऑटोमेटेड वर्कफ़्लो
• कोई बाधा नहीं

बेहतर सप्लायर संबंध

• तेज़ अप्रूवल
• समय पर भुगतान
• कम विवाद

उच्च डेटा सटीकता

• कम मानवीय त्रुटि
• सुसंगत डेटा संरचना
• विश्वसनीय रिपोर्टिंग

स्केलेबल वित्त संचालन

सिस्टम स्टाफ में आनुपातिक वृद्धि की आवश्यकता के बिना स्केल होता है।

यह अब क्यों मायने रखता है

वित्त टीमों पर बढ़ता दबाव है:

• रीयल-टाइम इनसाइट्स प्रदान करें
• परिचालन लागत कम करें
• सटीकता में सुधार करें

पारंपरिक AP प्रक्रियाएं इन मांगों को पूरा नहीं कर सकती हैं।

AI-संचालित ऑटोमेशन अब वैकल्पिक नहीं है।

यह प्रतिस्पर्धी संचालन के लिए आवश्यक है।

रणनीतिक दृष्टिकोण

अकाउंट्स पेएबल एक बैक-ऑफिस फ़ंक्शन से एक रणनीतिक क्षमता में विकसित हो रहा है।

जो संगठन AP को आधुनिक बनाते हैं उन्हें लाभ होता है:

• बेहतर वित्तीय नियंत्रण
• तेज़ निर्णय लेना
• बेहतर परिचालन दक्षता

Axolt लाभ

Axolt प्रदान करता है:

• AI बिल कैप्चर
• इंटेलिजेंट PO मैचिंग
• अपवाद-आधारित वर्कफ़्लो
• नेटिव Salesforce आर्किटेक्चर
• रीयल-टाइम वित्तीय दृश्यता

अकाउंट्स पेएबल में समस्या इनवॉइस की संख्या नहीं है।

यह मैनुअल व्याख्या पर निर्भरता है।

AI-संचालित कैप्चर और नेटिव इंटीग्रेशन के साथ:

• इनवॉइस स्वचालित रूप से प्रोसेस किए जाते हैं
• वित्त टीमें निर्णयों पर ध्यान केंद्रित करती हैं
• व्यवसाय रीयल-टाइम सटीकता के साथ संचालित होते हैं

अकाउंट्स पेएबल एक बाधा नहीं होना चाहिए।

यह नियंत्रण और अंतर्दृष्टि का स्रोत होना चाहिए।

Axolt AP को एक मैनुअल प्रक्रिया से एक इंटेलिजेंट, रीयल-टाइम सिस्टम में परिवर्तित करके इस बदलाव को सक्षम बनाता है जो सीधे Salesforce पर बनाया गया है।