आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट उत्पादकता में कैसे सुधार करता है

यदि आपकी टीम लगातार धीमी सिस्टम, अचानक आउटेज, या तकनीकी समस्याओं से जूझ रही है जो कभी ठीक नहीं होती हैं, तो आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट वही हो सकता है जो आपके व्यवसाय को चाहिए।

अधिकांश व्यवसाय मालिकों को यह एहसास नहीं होता कि IT समस्याओं में कितना समय बर्बाद होता है। एक कर्मचारी जमे हुए कंप्यूटर के पुनः शुरू होने की प्रतीक्षा में 20 मिनट बिताता है। कोई नेटवर्क समस्या के कारण फ़ाइल एक्सेस नहीं कर सकता। एक महत्वपूर्ण समय सीमा से ठीक पहले सिस्टम डाउन हो जाता है। ये क्षण तेजी से जुड़ते हैं। और जब आपकी आंतरिक टीम केवल लाइटें जलाए रखने में ही व्यस्त हो, तो बड़ी प्राथमिकताएं एक तरफ धकेल दी जाती हैं।

इसीलिए अधिक व्यवसाय डिजिटल-फर्स्ट दुनिया में उत्पादक, सुरक्षित और प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट को एक स्मार्ट तरीके के रूप में अपना रहे हैं।

खराब IT प्रबंधन की छिपी उत्पादकता लागत

खराब IT प्रबंधन आपको आपकी सोच से अधिक खर्च करता है और इसका अधिकांश हिस्सा कभी इनवॉइस पर नहीं दिखाई देता।

अनियोजित डाउनटाइम सबसे बड़े अपराधियों में से एक है। अध्ययन दर्शाते हैं कि सिस्टम ऑफ़लाइन होने पर छोटे व्यवसाय भी प्रति घंटे हजारों डॉलर खो सकते हैं। लेकिन स्पष्ट नुकसान से परे, वह धीमी गति से होने वाला नुकसान है जो हर दिन होता है। सुस्त कंप्यूटर। पुराना सॉफ़्टवेयर। एक हेल्प डेस्क जो बुनियादी अनुरोधों का जवाब देने में दिन लगा देती है।

फिर साइबर सुरक्षा है। एक फ़िशिंग हमला या रैनसमवेयर घटना दिनों तक संचालन बंद कर सकती है। पुनर्प्राप्ति में समय, पैसा और गंभीर प्रयास लगता है। कर्मचारी उन सिस्टम पर विश्वास खो देते हैं जिन पर उन्हें भरोसा करना चाहिए। जब IT इंफ्रास्ट्रक्चर को ठीक से बनाए नहीं रखा जाता है, तो निराशा बढ़ती है, लोग वर्कअराउंड ढूंढते हैं, वर्कफ़्लो टूट जाते हैं, और पूरा व्यवसाय धीमा हो जाता है बिना किसी के वास्तव में कारण बताए।

आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट क्या है?

आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट का मतलब है घर में सब कुछ प्रबंधित करने के बजाय अपनी प्रौद्योगिकी जरूरतों को संभालने के लिए एक बाहरी कंपनी को काम पर रखना।

इसे इस तरह सोचें: एक या दो आंतरिक IT स्टाफ सदस्यों को काम पर रखने के बजाय, आप विशेषज्ञों की एक टीम के साथ साझेदारी करते हैं जो सब कुछ कवर करते हैं नेटवर्क मॉनिटरिंग, साइबर सुरक्षा, क्लाउड कंप्यूटिंग, सॉफ़्टवेयर अपडेट, और दिन-प्रतिदिन की तकनीकी सहायता। कई व्यवसाय एक पेशेवर मैनेज्ड सर्विस प्रोवाइडर के साथ काम करके ऐसा करते हैं एक ऐसी कंपनी जो आपके IT वातावरण की पूरी जिम्मेदारी लेती है। वे चौबीसों घंटे आपके सिस्टम की निगरानी करते हैं, वास्तविक समस्याएं बनने से पहले मुद्दों को संभालते हैं, और पृष्ठभूमि में सब कुछ सुचारू रूप से चलाते रहते हैं।

इन-हाउस IT से बड़ा अंतर? एक मैनेज्ड सर्विस प्रोवाइडर एक पूरी टीम और सिद्ध टूल्स का एक सेट लाता है, अक्सर आंतरिक रूप से काम पर रखने की लागत के एक अंश पर।

आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट उत्पादकता बढ़ाने के मुख्य तरीके

प्रोएक्टिव मॉनिटरिंग के माध्यम से कम डाउनटाइम

आउटसोर्स्ड IT के साथ सबसे बड़ी जीत में से एक यह है कि आप कितने कम डाउनटाइम से निपटते हैं। कुछ टूटने की प्रतीक्षा करने और फिर उसे ठीक करने के लिए भागदौड़ करने के बजाय, आउटसोर्स्ड टीमें समस्याओं को जल्दी पकड़ने के लिए 24/7 नेटवर्क मॉनिटरिंग का उपयोग करती हैं। व्यवहार में यह कैसा दिखता है:

• रियल-टाइम अलर्ट : असामान्य गतिविधि या सिस्टम तनाव को विफलता बनने से पहले फ्लैग करते हैं।
• प्रेडिक्टिव मेंटेनेंस : समय से पहले पुराने हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर कमजोरियों की पहचान करता है।
• तेज़ समस्या समाधान : का मतलब है समस्याएं ठीक हो जाती हैं अक्सर आपकी टीम को कुछ गलत होने का एहसास होने से पहले।
• निरंतर सिस्टम अपटाइम : आपके कर्मचारियों को लगातार रुकावटों के बिना काम करते रहता है।

बेहतर अपटाइम अकेला किसी भी व्यवसाय के लिए एक बड़ी उत्पादकता बूस्ट है।

समर्पित सपोर्ट टीमों के साथ तेज़ समस्या समाधान

जब कुछ गलत हो जाता है, तो प्रतिक्रिया समय बहुत मायने रखता है।

आंतरिक IT टीमें अक्सर एक साथ बहुत सारी जिम्मेदारियों को संभालती हैं सर्वर प्रबंधित करना, कर्मचारियों को ऑनबोर्ड करना, सॉफ़्टवेयर लाइसेंस संभालना, और एक ही समय में तत्काल टिकटों का जवाब देना। चीजें दरारों में गिर जाती हैं।

आउटसोर्स्ड सपोर्ट टीमें संरचित टिकटिंग सिस्टम और समर्पित हेल्प डेस्क के साथ काम करती हैं। रिमोट ट्रबलशूटिंग टूल्स का मतलब है कि वे मिनटों में समस्याओं को ठीक कर सकते हैं, घंटों में नहीं। जो व्यवसाय फ्रेश मैंगो टेक्नोलॉजीज द्वारा IT सपोर्ट जैसे संरचित समाधानों का लाभ उठाते हैं, वे अक्सर तेज़ प्रतिक्रिया समय और सुव्यवस्थित IT वर्कफ़्लो का अनुभव करते हैं जिसका मतलब है कर्मचारी कम समय प्रतीक्षा में बिताते हैं और वास्तव में काम करने में अधिक समय बिताते हैं।

बढ़ी हुई साइबर सुरक्षा और जोखिम रोकथाम

एक सुरक्षा उल्लंघन केवल पैसे खर्च नहीं करता। यह समय खर्च करता है बहुत सारा समय। रैनसमवेयर हमले या डेटा उल्लंघन से उबरने में हफ्तों लग सकते हैं, और आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान और भी लंबे समय तक रह सकता है।

आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट आपको पहली बार में वहां पहुंचने से बचने में मदद करता है। ये टीमें खतरे का पता लगाने, फ़ायरवॉल प्रबंधन, एंडपॉइंट सुरक्षा, और डेटा बैकअप और आपदा रिकवरी योजना के शीर्ष पर रहती हैं। वे यह भी सुनिश्चित करते हैं कि अनुपालन नियम पूरे होते हैं, जो व्यवसाय संवेदनशील ग्राहक डेटा को संभालने के कारण अधिक से अधिक मायने रखता है। मल्टी-फैक्टर ऑथेंटिकेशन ठीक से सेट अप हो जाता है। पैच और अपडेट समय पर होते हैं। आपकी कमजोरियां किसी के उन्हें खोजने से पहले बंद हो जाती हैं। सुरक्षा घटनाओं से निपटने में कम समय का मतलब है अपने व्यवसाय को आगे बढ़ाने में अधिक समय।

IT ग्रोथ पेन्स के बिना स्केलेबिलिटी

अपने व्यवसाय को बढ़ाने का आमतौर पर मतलब है आपकी IT जरूरतों को भी बढ़ाना। यहां बताया गया है कि आउटसोर्सिंग इसे आसान क्यों बनाती है:

• नए कर्मचारी: आपकी टीम को अभिभूत किए बिना उपकरण और खाते जल्दी से सेट अप हो जाते हैं।
• नए स्थान: महंगे इंफ्रास्ट्रक्चर बिल्डआउट के बिना ऑनबोर्ड किए जा सकते हैं।
• क्लाउड सेवाएं : आपको लचीला संसाधन आवंटन देती हैं जो आपकी जरूरतों के बदलने के साथ समायोजित होता है।
• कोई आश्चर्यजनक भर्ती लागत नहीं : आप अपनी वास्तविक जरूरत के आधार पर अपने IT सपोर्ट को ऊपर या नीचे स्केल करते हैं।

स्केलेबल IT समाधानों के साथ, व्यावसायिक विकास बहुत कम अराजक महसूस होता है।

IT आउटसोर्सिंग की लागत दक्षता और ROI

आइए एक मिनट के लिए पैसे के बारे में बात करें।

एक पूर्णकालिक, इन-हाउस IT टीम को काम पर रखना महंगा है। वेतन, लाभ, प्रशिक्षण, प्रमाणपत्र, और टूल्स सब जल्दी से जुड़ जाते हैं। और उसके बाद भी, एक या दो लोग सब कुछ कवर नहीं कर सकते विशेष रूप से घंटों के बाद या सप्ताहांत पर।

आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट आमतौर पर एक अनुमानित मासिक शुल्क पर काम करता है। इसका मतलब है कोई आश्चर्यजनक लागत नहीं, आसान IT बजट प्रबंधन, और एक वरिष्ठ IT भर्ती की लागत से कम में विशेषज्ञों की पूरी टीम तक पहुंच। निवेश पर रिटर्न डाउनटाइम में खोए गए कम घंटों, कम सुरक्षा घटनाओं, नए स्टाफ के लिए तेज़ ऑनबोर्डिंग, और आपके प्रबंधकों का व्यवसाय चलाने के बजाय तकनीकी सिरदर्द से निपटने में कम समय में दिखाई देता है। जब आप इसे जोड़ते हैं, तो आउटसोर्सिंग के माध्यम से लागत प्रभावी IT समाधान वास्तविक, मापने योग्य बचत प्रदान करते हैं न केवल डॉलर में, बल्कि कर्मचारी घंटों और तनाव में भी।

सही IT सपोर्ट पार्टनर कैसे चुनें

सभी IT प्रदाता समान नहीं बनाए गए हैं। कुछ भी साइन करने से पहले, यहां देखने के लिए क्या है:

• अनुभव : क्या उन्होंने आपके आकार और आपके उद्योग के व्यवसायों के साथ काम किया है?
• सर्विस लेवल एग्रीमेंट्स (SLAs) : कौन से प्रतिक्रिया समय की गारंटी है? सुनिश्चित करें कि वे वास्तव में आपके लिए काम करते हैं।
• सुरक्षा प्रमाणपत्र : क्या वे अनुपालन और डेटा सुरक्षा को गंभीरता से लेते हैं?
• स्केलेबिलिटी : क्या वे अगले कुछ वर्षों में आपके साथ बढ़ सकते हैं?
• उद्योग विशेषज्ञता : यदि आपके व्यवसाय की विशिष्ट अनुपालन आवश्यकताएं हैं जैसे स्वास्थ्य सेवा या वित्त, तो सुनिश्चित करें कि वे उस स्थान को अच्छी तरह से जानते हैं।

सही मैनेज्ड IT समाधान पार्टनर को सिर्फ एक और विक्रेता की तरह महसूस नहीं करना चाहिए। उन्हें आपकी टीम के स्वाभाविक विस्तार की तरह महसूस करना चाहिए।

वास्तविक दुनिया का प्रभाव: एक्शन में उत्पादकता परिवर्तन

यहां एक यथार्थवादी उदाहरण है कि आउटसोर्स्ड IT वास्तव में व्यवहार में कैसा दिख सकता है।

45 कर्मचारियों वाली एक मध्यम आकार की मार्केटिंग एजेंसी की कल्पना करें। उनकी इन-हाउस IT स्थिति एक पार्ट-टाइम ठेकेदार और बहुत सारी उम्मीदें थीं। सिस्टम नियमित रूप से डाउन हो जाते थे। प्रतिक्रिया समय धीमा था। टीम हर हफ्ते पूरी तरह से रोकी जा सकने वाली तकनीकी समस्याओं में घंटों खो देती थी जिन्हें ठीक करने का किसी के पास समय नहीं था।

आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट पर स्विच करने के बाद, उन्होंने पहले छह महीनों में डाउनटाइम में 40% कमी देखी। हेल्प डेस्क टिकट औसतन एक घंटे से कम में हल हो गए, पहले एक पूरे दिन की तुलना में। एक क्लाउड माइग्रेशन ने उनकी हाइब्रिड टीम के लिए रिमोट वर्क को सहज बना दिया। उनके लोगों ने IT आग पर मानसिक ऊर्जा खर्च करना बंद कर दिया और वास्तविक क्लाइंट वर्क पर ध्यान केंद्रित करना शुरू कर दिया। अंतर केवल संख्याओं में नहीं था यह टीम मोराले में भी दिखाई दिया।

डिजिटल-फर्स्ट वर्ल्ड में आउटसोर्स्ड IT का रणनीतिक लाभ

प्रौद्योगिकी धीमी नहीं हो रही है, और जो व्यवसाय IT को एक परवर्ती विचार के रूप में मानते हैं वे पीछे रह जाएंगे।

डिजिटल परिवर्तन तेज हो रहा है। ऑटोमेशन काम करने के तरीके को फिर से आकार दे रहा है। रिमोट और हाइब्रिड वर्क एनवायरनमेंट अब अपवाद के बजाय मानक हैं। व्यवसाय निरंतरता योजना पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। इस वातावरण में, मजबूत IT इंफ्रास्ट्रक्चर एक विलासिता नहीं है यह वह नींव है जिस पर बाकी सब कुछ बनाया गया है। आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट सभी आकार के व्यवसायों को शुरू से एक बड़ी आंतरिक टीम बनाए बिना उच्च स्तर पर प्रतिस्पर्धा करने देता है। आपको एंटरप्राइज-ग्रेड टूल्स, विशेषज्ञ ज्ञान, और चौबीसों घंटे कवरेज मिलता है, सब कुछ पृष्ठभूमि में चुपचाप काम कर रहा है ताकि आपकी टीम वास्तव में क्या मायने रखता है उस पर ध्यान केंद्रित कर सके।

अपनी IT को मैनेज करने का एक स्मार्ट तरीका

आउटसोर्स्ड IT सपोर्ट एक बढ़ते व्यवसाय के लिए सबसे व्यावहारिक निर्णयों में से एक है।

आपको कम व्यवधान, जब चीजें गलत होती हैं तो तेज़ मदद, मजबूत साइबर सुरक्षा, और एक लचीला सेटअप मिलता है जो आपके साथ स्केल करता है सब कुछ इन-हाउस IT विभाग के प्रबंधन के ओवरहेड के बिना। छोटे व्यवसायों और बढ़ती कंपनियों के लिए विशेष रूप से, यह केवल लागत में कटौती के बारे में नहीं है। यह आपके लोगों को वह करने के लिए मुक्त करने के बारे में है जिसके लिए वे वास्तव में वहां हैं। तकनीकी समस्याओं से लड़ने में कम समय का मतलब है कुछ महान बनाने में अधिक समय। यह एक ऐसा व्यापार है जो करने लायक है।