フレキシブルワークスペース運営者は会議室需要を過小評価している、データが示す

Vallistのホルボーン拠点における6か月間の運営データによると、フレキシブルワークスペースの運営事業者は会議室の需要を体系的に過小評価しており、その結果、収益の損失、メンバーの不満、そして法人クライアント獲得の機会逸失につながっているという。この分析は、事業者が従来行ってきた会議室在庫のサイジング方法と、ハイブリッド時代のプロフェッショナルが実際にワークスペースを利用する方法との間に構造的なギャップがあることを明らかにしている。

従来のアプローチでは、個室オフィスの在庫と想定される利用パターンに基づいて会議室を配分していた——20人規模のオフィスには4人用会議室が1室、各フロアに共用会議室が設けられるといった具合だ。このような比率は、チームが週5日オフィスに出社していた時代には機能していたが、ハイブリッドワークはこうした前提を崩してしまった。チーム全員が集まる日には、共同作業が限られた出社時間に集中するため、会議室への需要が急増する。

「チームは全員が一堂に集まる日数が減る中で、共同作業をその限られた日に集約しています」と語るのは、Vallistの創業者であり、WeWorkアジア太平洋および南北米の不動産チームの元責任者であるAlex Passler氏だ。「チーム全体が集まる週次の調整会議のためにオフィスに来るのです。それが、私たちが目にしている会議室の高い利用率を生み出しています。」

Finlaison Houseでは、全個室オフィスに4人用会議室を設置し、各フロアに共用会議室、さらに3つの大型会議室を備えているにもかかわらず、メンバーは契約交渉の際に追加の会議室アクセスを継続的に要求している。詳細な予約データから特定のギャップが明らかになった。4人用会議室はハイブリッドチームの集まりには不十分であり、8人用会議室の方が実際のニーズに合致しているというものだ。

8人というのは、Vallistで20人規模のオフィスを利用するハイブリッド企業の典型的なフルチームサイズだ。特定の日にはチームの半数しか出社しないことがあるが、週次の調整会議で全員が集まる際には、グループ全体を収容できるスペースが必要となる。「今後の拠点では、8人用会議室を標準的な社内構成として採用する予定です」とPassler氏は述べる。「これにより、メンバーが外部の会議スペースを常に予約する必要がなくなり、ハイブリッドチームが実際にワークスペースを利用する方法により適したものになります。」

このデータはより広範なパターンを示している。企業は20人規模のオフィスを契約しながら、異なる日にローテーションで出社する30人から50人のチームにアクセスカードを発行しているのだ。会議室の需要は実際の在籍者数ではなく、チームの総人数と相関している。日々の在籍者数に基づいて在庫をサイジングする事業者は、法人クライアントからの需要を一貫して過小評価することになる。

Vallistの対応は、設計の柔軟性の価値を浮き彫りにしている。Finlaison Houseのインフラは、使用データが蓄積されるにつれて追加の会議室への転換を可能にしている。稼働率が80〜90%に近づくにつれて、包括的な予約データが最適な配分の決定に役立てられる。事前の想定に基づいて固定的な構成に縛られること——再構成が高コストまたは構造上不可能な場合——は、この設計が回避するために構築されたリスクだ。

会議室の需要は収益機会も生み出す。追加クレジットを要求するメンバーは拡張アクセスへの支払い意欲を示しており、段階的な会議室パッケージによって追加収益を生み出せる。クライアントとの会議のために会議室を予約するデイパスユーザーやワーククラブ会員は、別の収益源となる。充実したテクノロジーとホスピタリティサポートを備えたプレミアムスペースは、ロンドン中心部において相当な時間単位の料金を設定できる。共用会議室はイベントやプログラムの機能を果たし、コミュニティを構築しながら追加収益を生み出すことができる。

これらのパターンは明確な設計原則を示している。8人用会議室を最低標準とすること、共用在庫はチームの総人数に基づいてサイジングすること、そしてインフラは利用パターンが明らかになるにつれて再構成できるようにすることだ。十分な収容能力を構築した事業者は、単に必要な会議を収容できないがゆえに他社が逃す法人クライアントを獲得することができる。Vallistが米国市場への展開を検討するにあたり、これらの知見が拠点戦略と設計仕様に反映されることになる。

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