LEXINGTON, Ky. – Quando os Institutos Nacionais de Saúde anunciaram 11 milhões de dólares em financiamento para o novo COBRE de Prevenção de Diabetes da Universidade de Kentucky em novembro de 2025, os holofotes caíram sobre a visão científica: construir infraestrutura de investigação em prevenção num estado onde 38% dos adultos têm pré-diabetes. Por trás desse prémio estava um processo de candidatura de 18 meses, uma submissão de quase 600 páginas e sete investigadores de seis faculdades, e um desafio central que a equipa científica não conseguia resolver por si própria: faltava-lhes alguém que pudesse reunir todas as peças numa submissão coerente, completa e atempada.
A pessoa que fez tudo encaixar não era cientista. Anna Ortynska passou doze anos na 3M – uma empresa Fortune 500 com aproximadamente 95.000 funcionários e 35 mil milhões de dólares em receita anual, operando em mais de 70 países – ascendendo a Lean Six Sigma Black Belt para a Europa, Médio Oriente e África. Ela viu a candidatura ao NIH como um problema de coordenação que já tinha resolvido muitas vezes antes.
Ela construiu rastreamento de dependências entre fluxos de trabalho paralelos, protocolos de consistência entre componentes, pipelines de conformidade centralizadas. Os professores concentraram-se na ciência. Ortynska concentrou-se na lógica de coordenação.
O resultado: 11 milhões de dólares atribuídos.
A Fundação 3M
Antes de a Sra. Ortynska poder transferir conhecimento entre indústrias, teve de o adquirir. Começou como Gestora de Marca no departamento de Saúde na Ucrânia. Em 2017, detinha autoridade regional como Lean Six Sigma Black Belt – a classificação de certificação mais elevada – para EMEA, liderando mais de dez projetos de transformação em vendas, marketing, serviços de logística e TI. Geriu equipas que variavam de 50 a 300 pessoas em mais de vinte países.
Entre os seus projetos estava um desafio de coordenação de preços em 2018 na divisão de produtos dentários da 3M. Mais de vinte países em EMEA, cada um definindo preços independentes. Os dentistas cruzavam fronteiras para obter melhores negócios. Os distribuidores perdiam vendas para arbitragem.
Ela criou estruturas de variância baseadas no Salesforce mostrando diferenças de preços aceitáveis com base em condições locais – transparentes o suficiente para que a arbitragem se tornasse óbvia, flexíveis o suficiente para que os mercados mantivessem a autonomia necessária. As reclamações de clientes caíram 15% em seis meses, 34% num ano. O sistema tornou-se infraestrutura permanente.
Uma transformação de marketing paralela: antes das suas estruturas, zero campanhas EMEA tinham confirmado rastreamento de ROI multi-mercado. Um ano depois: 60%. A avaliação pós-campanha saltou de 20% para 80% das equipas.
Crise de Startup
A empresa ucraniana de produtos de TI nunca tinha operado remotamente. Em 1 de março de 2020, tinham 300 funcionários em escritórios. Em 15 de março, a COVID-19 tornou o trabalho remoto obrigatório.
As diretrizes genéricas de trabalho a partir de casa falharam em dias. A empresa trouxe Ortynska.
Ela reconheceu o problema imediatamente. Não era sobre tecnologia. Era sobre ritmo de coordenação. As cadências informais que mantinham as equipas sincronizadas tinham desaparecido da noite para o dia.
Ela organizou trinta grupos por interdependência de trabalho real. A maioria dos consultores teria imposto um sistema único. "Combinamos a frequência de coordenação com a estrutura de trabalho real", explica Ortynska. "Equipas estreitamente conectadas tinham reuniões diárias. Fracamente conectadas – semanais."
Ela realizou coaching diário de gestores durante a implementação de 2,5 meses. Resultados do inquérito de três meses: problemas resolvidos 60% mais rapidamente. 88% dos funcionários compreendiam a sua contribuição para os objetivos da empresa. O sistema – que se tornou conhecido como Daily Pulse System – escalou de 300 para 600 funcionários e permanece em uso quatro anos depois.
Academia Encontra Silicon Valley
Depois de a guerra ter começado na Ucrânia em 2022, Ortynska mudou-se para os Estados Unidos e juntou-se ao Gabinete de Desenvolvimento de Propostas da Universidade de Kentucky.
O COBRE em Prevenção de Diabetes (P20GM156679) representava tudo o que torna os subsídios multi-investigador difíceis. Significado de saúde pública: 96 milhões de americanos vivendo com pré-diabetes. Missão: construir infraestrutura de investigação em prevenção, orientar investigadores júnior, conectar avanços laboratoriais aos cuidados ao paciente. Âmbito: sete investigadores principais, seis faculdades, submissão de ~600 páginas, dezoito meses.
O problema não era que os investigadores não compreendessem a ciência uns dos outros. Era fazer seis sistemas administrativos de faculdades separadas entregar componentes interdependentes numa única linha temporal.
A Sra. Ortynska aplicou a sua metodologia de coordenação: sistemas de rastreamento de dependências do trabalho Salesforce, protocolos de consistência entre componentes da gestão de variância, integração de conformidade do Six Sigma. Quando os professores da UK lutavam para convergir num conceito de centro de investigação, ela realizou uma sessão Miro de uma hora usando Lean Canvas – a ferramenta de modelagem de negócios startup. Três meses depois: três anos de financiamento assegurados.
O impacto da Sra. Ortynska reflete-se na sua entrega consistente de submissões competitivas que são completas, internamente consistentes e submetidas a tempo, mesmo quando os projetos envolvem múltiplas faculdades e equipas científicas complexas. A sua capacidade de integrar cronogramas, conteúdo científico e requisitos de conformidade garante que as propostas sejam competitivas e bem estruturadas. O seu trabalho diário apoia o avanço do empreendimento científico e fortalece a qualidade geral do desenvolvimento de propostas.
Retribuir
A Sra. Ortynska ensina o que se transfere: palestras de Transformação de Crises na Associação Empresarial Europeia, módulos de Pensamento Criativo e Otimização de Processos para programas pré-MBA, workshops de sistemas de Trabalho Remoto para empresas de tecnologia, formação em gestão de investigação para o corpo docente universitário.
Ela serviu no conselho da International Coaching Federation Ohio Valley Chapter – a maior organização profissional do mundo para coaches.
Em 2022–2023, quando a guerra deslocou profissionais ucranianos, Ortynska desenhou e liderou uma iniciativa de coaching pro bono como membro do conselho do ICF Ohio Valley Chapter. O projeto "Coach for Ukraine" mobilizou coaches internacionais para apoiar profissionais de coaching ucranianos a navegar a crise enquanto a experienciavam pessoalmente.
O Padrão
Manufatura, startups tecnológicas, investigação académica – três setores que raramente se emprestam uns aos outros. Durante dezassete anos em ambientes corporativos, startup, coaching e académicos, o trabalho de Ortynska segue um princípio: tornar a coordenação mais fácil que o isolamento.
A maioria das organizações insiste que os seus problemas são únicos. Geralmente estão erradas. Alguém já resolveu isto – apenas com vocabulário diferente.
Os seus resultados: 11 milhões de dólares em financiamento de investigação. 34% de redução em reclamações de clientes. Um sistema de trabalho remoto que escalou de 300 para 600 funcionários e sobreviveu à crise que o criou. Nada disso foi fácil – cada projeto significou convencer céticos, navegar inércia institucional e construir confiança em torno de novas formas de trabalhar.
As ferramentas existiam. Apenas estavam na indústria errada.
Anna Ortynska é Lean Six Sigma Black Belt e coach certificada pela ICF servindo como Gestora de Projeto para Desenvolvimento de Propostas na Universidade de Kentucky. Ela é a criadora do Daily Pulse System para excelência operacional. A sua metodologia cross-sector – testada em operações Fortune 500, crises de startup e investigação financiada pelo NIH – está a tornar-se um guia para organizações que navegam a complexidade.
