Flexible Workspace-Betreiber unterschätzen die Nachfrage nach Besprechungsräumen, zeigen Daten

Flexible-Workspace-Betreiber unterschätzen systematisch die Nachfrage nach Besprechungsräumen, was zu Umsatzeinbußen, Frustration bei Mitgliedern und verpassten Chancen führt, Unternehmenskunden zu gewinnen – das zeigen sechs Monate operativer Daten aus Vallist's Standort in Holborn. Die Analyse offenbart eine strukturelle Lücke zwischen der traditionellen Art, wie Betreiber das Angebot an Besprechungsräumen kalkulieren, und der tatsächlichen Nutzung von Arbeitsflächen durch Fachkräfte im Hybrid-Zeitalter.

Traditionelle Ansätze teilen Besprechungsräume auf Basis des Angebots an privaten Büros und erwarteten Nutzungsmustern zu – ein Büro für 20 Personen könnte einen Besprechungsraum für vier Personen umfassen, mit gemeinschaftlichen Räumen auf jeder Etage. Dieses Verhältnis funktionierte, als Teams fünf Tage pro Woche im Büro waren, doch hybrides Arbeiten hat diese Annahmen zunichtegemacht. An Tagen, an denen vollständige Teams zusammenkommen, schnellt die Nachfrage nach Besprechungsräumen in die Höhe, da kollaborative Arbeit in begrenzte Bürozeit verdichtet wird.

„Teams bündeln ihre kollaborative Arbeit auf weniger Tage, an denen alle gemeinsam anwesend sind", sagt Alex Passler, Gründer von Vallist und ehemaliger Leiter der Immobilienteams von WeWork Asia Pacific und The Americas. „Sie kommen für das wöchentliche Koordinationsmeeting ins Büro, bei dem das gesamte Team zusammenkommt. Das treibt die erhöhten Nutzungsmuster bei Besprechungsräumen, die wir beobachten."

Im Finlaison House verlangen Mitglieder trotz Besprechungsräumen für vier Personen in jedem privaten Büro, gemeinschaftlichen Besprechungsräumen auf jeder Etage und drei großen Konferenzräumen bei Vertragsverhandlungen konsequent zusätzlichen Zugang zu Besprechungsräumen. Detaillierte Buchungsdaten identifizierten eine spezifische Lücke: Räume für vier Personen sind für Treffen hybrider Teams unzureichend, während Räume für acht Personen den tatsächlichen Bedürfnissen besser entsprechen.

Acht Personen entspricht der typischen Gesamtteamgröße für hybride Unternehmen, die 20-Personen-Büros bei Vallist belegen. Die Hälfte des Teams kann an einem beliebigen Tag anwesend sein, aber wenn alle für das wöchentliche Koordinationsmeeting zusammenkommen, benötigen sie Platz für die gesamte Gruppe. „Zukünftige Standorte werden Besprechungsräume für acht Personen als Standardkonfiguration im Büro umfassen", bemerkt Passler. „Dies beseitigt die Notwendigkeit für Mitglieder, ständig externe Besprechungsräume zu buchen, und dient besser der tatsächlichen Nutzung von Arbeitsflächen durch hybride Teams."

Die Daten deuten auf ein breiteres Muster hin: Unternehmen beziehen Büros, die für 20 Personen ausgelegt sind, während sie Zugangskarten an Teams von 30 bis 50 Personen ausgeben, die an verschiedenen Tagen rotieren. Die Nachfrage nach Besprechungsräumen korreliert mit der Gesamtgröße des Teams, nicht mit der physischen Belegung. Betreiber, die ihr Angebot auf Basis täglicher Kopfzahlen kalkulieren, werden die Nachfrage von Unternehmenskunden konsequent unterschätzen.

Vallist's Reaktion unterstreicht den Wert von Designflexibilität. Die Infrastruktur im Finlaison House ermöglicht die Umrüstung zu zusätzlichen Besprechungsräumen, wenn sich Nutzungsdaten ansammeln. Wenn die Auslastung sich 80 bis 90 Prozent nähert, werden umfassende Buchungsdaten die optimale Zuteilung bestimmen. Sich auf feste Konfigurationen basierend auf Annahmen vor der Eröffnung festzulegen – wo eine Umgestaltung kostspielig oder strukturell unmöglich ist – ist ein Risiko, das das Design zu vermeiden suchte.

Die Nachfrage nach Besprechungsräumen schafft auch Umsatzmöglichkeiten. Mitglieder, die zusätzliche Credits anfragen, signalisieren die Bereitschaft, für erweiterten Zugang zu zahlen, und abgestufte Besprechungsraum-Pakete können inkrementelle Einnahmen generieren. Tagespass-Nutzer und Work-Club-Mitglieder, die Räume für Kundenmeetings buchen, stellen separate Einnahmequellen dar. Premium-Flächen mit starker Technologie- und Hospitality-Unterstützung erzielen bedeutende Stundensätze in der Londoner Innenstadt. Gemeinschaftsräume können für Veranstaltungen und Programmangebote genutzt werden, wodurch Community aufgebaut und zusätzliche Einnahmen generiert werden.

Die Muster weisen auf klare Designprinzipien hin: Räume für acht Personen sollten der Mindeststandard sein, das gemeinschaftliche Angebot sollte an der Gesamtzahl der Teambelegschaften bemessen werden, und die Infrastruktur sollte eine Umgestaltung ermöglichen, wenn sich Nutzungsmuster herauskristallisieren. Betreiber, die ausreichende Kapazitäten aufbauen, werden Unternehmenskunden gewinnen, die andere verlieren, einfach weil sie die benötigten Meetings nicht unterbringen können. Da Vallist eine Expansion in den US-Markt evaluiert, werden diese Erkenntnisse die Standortstrategie und Designspezifikationen beeinflussen.

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