ข้อผิดพลาดทั่วไปในห้องข้อมูลที่ทีมดีลครั้งแรกมักทำ

การสร้างห้องข้อมูลเสมือนเป็นหนึ่งในแง่มุมที่ถูกประเมินต่ำที่สุดของธุรกรรมสำหรับทีมดีลมือใหม่หลายทีม ไม่ว่าธุรกรรมจะเกี่ยวข้องกับ M&A การระดมทุน หรือความร่วมมือเชิงกลยุทธ์ ห้องข้อมูลจะกลายเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้อย่างรวดเร็วในหมู่นักลงทุน ผู้ซื้อ และที่ปรึกษา

อย่างไรก็ตาม ทีมที่ขาดประสบการณ์มักมองว่ามันเป็นเพียงที่เก็บไฟล์ธรรมดา กลยุทธ์เช่นนี้สร้างความตึงเครียด เสียเวลา และก่อให้เกิดความเสี่ยง การทำความเข้าใจข้อผิดพลาดทั่วไปของห้องข้อมูลตั้งแต่เนิ่นๆ สามารถช่วยทีมดีลป้องกันข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงและดำเนินกระบวนการที่น่าเชื่อถือมากขึ้น

บทความนี้ระบุข้อผิดพลาดที่ทีมมือใหม่มักทำ สาเหตุ และวิธีที่ห้องข้อมูลเสมือนที่มีประสิทธิภาพสามารถอำนวยความสะดวกในการทำดีลที่ประสบความสำเร็จและปลอดภัย

เหตุใดห้องข้อมูลเสมือนจึงมีความสำคัญ

ห้องข้อมูลเสมือนคือระบบบนเว็บสำหรับจัดเก็บ จัดระเบียบ และแจกจ่ายข้อมูลที่เป็นความลับระหว่างธุรกรรม มันทดแทนไฟล์แนบในอีเมล ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน และแฟ้มเอกสารกายภาพด้วยสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมซึ่งสร้างขึ้นสำหรับการตรวจสอบสถานะทางการเงิน

สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก ห้องข้อมูลสะท้อนถึงคุณภาพของการเตรียมการดีล สำหรับทีมดีล มันกำหนดว่าคำถามจะได้รับคำตอบเร็วแค่ไหน ความเสี่ยงจะได้รับการประเมินอย่างไร และการตัดสินใจจะถูกทำขึ้นเมื่อใด

แม้แต่ดีลที่ดีก็อาจควบคุมไม่ได้เมื่อการตั้งค่าห้องข้อมูลมีข้อบกพร่อง

เคล็ดลับ: อ่านเกี่ยวกับห้องข้อมูลและวิธีการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม

ตอนนี้ เรามาดูข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดกันเลย

ข้อผิดพลาดที่ 1: ปฏิบัติต่อห้องข้อมูลเหมือนที่ทิ้งไฟล์

การอัปโหลดเอกสารแบบไม่มีโครงสร้างเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดของห้องข้อมูลที่แพร่หลายที่สุด ทีมมือใหม่มักคิดว่าการให้ "ทุกอย่าง" นั้นเพียงพอแล้ว

ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้สร้างภาระหนักให้กับผู้ตรวจสอบ

เอกสารต้องได้รับการจัดระเบียบอย่างมีเหตุผล รวมถึงบันทึกขององค์กร บันทึกทางการเงิน ข้อตกลงทางกฎหมาย ข้อมูลเชิงพาณิชย์ และการดำเนินงาน โฟลเดอร์ต้องมีชื่อที่ชัดเจนและมีการควบคุมเวอร์ชัน

ห้องข้อมูลเสมือนที่ไม่เป็นระเบียบทำให้การตรวจสอบช้าลงและก่อให้เกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับการควบคุมภายใน

ข้อผิดพลาดที่ 2: การตั้งค่าห้องข้อมูลไม่ดีตั้งแต่เริ่มต้น

ปัญหาหลายอย่างเริ่มต้นจากการตั้งค่าห้องข้อมูลเบื้องต้น ทีมรีบเปิดการเข้าถึงก่อนที่โครงสร้างจะเสร็จสมบูรณ์ จากนั้นพยายามจัดระเบียบโฟลเดอร์ใหม่ระหว่างกระบวนการ

สิ่งนี้สร้างความสับสนและความขัดแย้งของเวอร์ชัน

แนวทางที่ดีกว่าคือการออกแบบลำดับชั้นของโฟลเดอร์ก่อนอัปโหลดเอกสาร คิดจากมุมมองของผู้ตรวจสอบ พวกเขาจะถามคำถามอะไรก่อน? พวกเขาคาดหวังที่จะหาข้อมูลอะไรได้อย่างรวดเร็ว?

การตั้งค่าที่แข็งแกร่งช่วยลดคำขอติดตามและทำให้การตรวจสอบมุ่งเน้นไปที่เนื้อหา ไม่ใช่ด้านโลจิสติกส์

ข้อผิดพลาดที่ 3: ใช้แพลตฟอร์มที่ไม่เหมาะสมสำหรับการแชร์เอกสารอย่างปลอดภัย

เครื่องมือแชร์ไฟล์ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นสำหรับดีลทั้งหมด ทีมมือใหม่บางทีมพึ่งพาแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับผู้บริโภคที่ขาดการควบคุมความปลอดภัยขั้นสูง

การแชร์เอกสารไม่สามารถรักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านเพียงอย่างเดียว ห้องข้อมูลเสมือนแบบมืออาชีพมีการควบคุมสิทธิ์ การใส่ลายน้ำ ตัวเลือกดูอย่างเดียว และบันทึกการตรวจสอบ

หากไม่มีการควบคุมเช่นนี้ ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจถูกดาวน์โหลด ส่ง และใช้ในทางที่ผิด สิ่งนี้อันตรายเป็นพิเศษเมื่อมีบุคคลภายนอกมากกว่าสองฝ่ายเกี่ยวข้อง

ข้อผิดพลาดที่ 4: การให้สิทธิ์การเข้าถึงที่กว้างเกินไป

ข้อผิดพลาดของห้องข้อมูลที่พบบ่อยอีกประการหนึ่งคือการให้ระดับการเข้าถึงเดียวกันกับผู้ใช้ทั้งหมด สิ่งนี้ส่วนใหญ่ทำเพื่อความสะดวก ซึ่งส่งผลให้เกิดการเปิดเผยที่ไม่จำเป็น

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกันต้องการข้อมูลที่หลากหลาย นักลงทุนอาจไม่ต้องการไฟล์ HR พันธมิตรเชิงพาณิชย์อาจไม่ต้องการแบบจำลองทางการเงินฉบับเต็ม

ด้วยสิทธิ์ที่ละเอียด ทีมสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลตามบุคคลและเวลา สิ่งนี้รักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เป็นความลับและแสดงความเป็นมืออาชีพของทีม

ข้อผิดพลาดที่ 5: การอัปโหลดเอกสารที่ไม่สมบูรณ์หรือล้าสมัย

ทีมดีลมือใหม่บางครั้งเปิดห้องข้อมูลก่อนที่เอกสารจะเสร็จสมบูรณ์ ผลที่ตามมาคือผู้ตรวจสอบเห็นร่าง ตารางที่หายไป หรือข้อมูลทางการเงินที่ล้าสมัย

สิ่งนี้ทำลายความเชื่อมั่น

ห้องข้อมูลเสมือนต้องแสดงภาพที่ชัดเจนของธุรกิจ เมื่อตรวจสอบเอกสาร ควรเก็บการอัปโหลดไว้ในภายหลังมากกว่าการสร้างความสับสนเสมอ

ความสม่ำเสมอมีความสำคัญ ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ทำให้เกิดคำถามซ้ำๆ และรอบการตรวจสอบที่ยาวนานขึ้น

ข้อผิดพลาดที่ 6: การเพิกเฉยต่อประสบการณ์ของผู้ซื้อหรือนักลงทุน

ทีมต่างๆ กังวลเกี่ยวกับความสะดวกสบายภายในมากกว่าความง่ายในการใช้งานภายนอก พวกเขารู้ว่าไฟล์อยู่ที่ไหน แต่ผู้ตรวจสอบไม่รู้

การตั้งค่าห้องข้อมูลที่แข็งแกร่งพิจารณาการนำทาง การติดป้ายกำกับ และความชัดเจน ชื่อโฟลเดอร์ควรเข้าใจง่าย ชื่อไฟล์ควรอธิบายเนื้อหาอย่างชัดเจน

ในช่วงกลางของกระบวนการเตรียมดีล ทีมพบว่าพวกเขาต้องพิจารณากลยุทธ์ของตนใหม่ 

ข้อผิดพลาดที่ 7: การไม่ติดตามกิจกรรมและการมีส่วนร่วม

หนึ่งในข้อได้เปรียบหลักของห้องข้อมูลเสมือนคือการมองเห็น แพลตฟอร์มส่วนใหญ่เสนอการวิเคราะห์ที่แสดงว่าเอกสารใดถูกดู โดยใคร และบ่อยแค่ไหน

ทีมมือใหม่มักเพิกเฉยต่อข้อมูลนี้

เมตริกการมีส่วนร่วมอาจบ่งชี้ความสนใจของผู้ซื้อ เน้นประเด็นที่ละเอียดอ่อน และอนุญาตให้ทีมเตรียมตัวก่อนการเจรจา ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญจะสูญหายหากไม่มีการติดตามกิจกรรม

ด้วยเครื่องมือเช่นนี้ ห้องข้อมูลกลายเป็นสินทรัพย์มากกว่าสิ่งอำนวยความสะดวกสำรอง

ข้อผิดพลาดที่ 8: การประเมินความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่ำเกินไป

การแชร์เอกสารไม่ได้เกี่ยวข้องเพียงการรักษาความลับทางการค้าเท่านั้น อีกแง่มุมหนึ่งคือมาตรฐานการปกป้องข้อมูลและความลับ

มีความเสี่ยงทางกฎหมายและชื่อเสียงต่อบริษัทเมื่อเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล สัญญา หรือข้อมูลที่ถูกควบคุมเนื่องจากอัปโหลดโดยไม่มีการป้องกันที่เหมาะสม คณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์สหรัฐอเมริกา (SEC) เน้นย้ำถึงความสำคัญของการปกป้องข้อมูลธุรกิจและนักลงทุนที่ละเอียดอ่อนระหว่างธุรกรรม โดยเฉพาะในกิจกรรม M&A และตลาดทุน

ผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนที่เชี่ยวชาญด้านกิจกรรมมืออาชีพลงทุนทรัพยากรทางการเงินในการเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และใบรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด 

ข้อผิดพลาดที่ 9: การสื่อสารที่ไม่ดีเกี่ยวกับการอัปเดตห้องข้อมูล

ข้อผิดพลาดของห้องข้อมูลอีกประการหนึ่งคือการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงไม่ได้รับการพิจารณา เอกสารใหม่จะถูกอัปโหลดและเอกสารที่มีอยู่จะได้รับการอัปเดตทันที และผู้ตรวจสอบได้รับการแจ้งเตือน

หากไม่มีการสื่อสารที่เหมาะสม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจดำเนินการโดยใช้ข้อมูลที่ล้าสมัยหรืออาจไม่เปิดเผยข้อมูลที่สำคัญ

ระบบห้องข้อมูลเสมือนจำนวนมากสามารถติดตั้งการแจ้งเตือนอัตโนมัติและเวิร์กโฟลว์คำถามและคำตอบได้ ฝ่ายทั้งหมดอยู่ในแนวทางเดียวกันด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ ซึ่งลดความเข้าใจผิด

ข้อผิดพลาดที่ 10: การมองห้องข้อมูลเป็นงานครั้งเดียว

ทีมดีลมือใหม่มักมองห้องข้อมูลเป็นงานตั้งค่ามากกว่าระบบที่มีชีวิต ในความเป็นจริง มันพัฒนาไปตลอดธุรกรรม

เอกสารถูกเพิ่ม คำถามเกิดขึ้น และลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลง ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงสุดจัดการห้องข้อมูลเสมือนของตนอย่างแข็งขันตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการปิดดีล

การมุ่งเน้นอย่างต่อเนื่องเช่นนี้เป็นข้อบ่งชี้ของความจริงจังและความพร้อม โดยเฉพาะในสถานการณ์ดีลที่มีการแข่งขัน

บทสรุป

ข้อผิดพลาดของห้องข้อมูลส่วนใหญ่ไม่ใช่ทางเทคนิค แต่อยู่ที่กระบวนการ สิ่งที่ดีคือสามารถป้องกันได้ด้วยการวางแผนและทัศนคติที่เหมาะสม

ห้องข้อมูลเสมือนที่ดีช่วยให้การแชร์เอกสารปลอดภัย การตรวจสอบสถานะทางการเงินเร็วขึ้น และสร้างความไว้วางใจระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก ทีมดีลมือใหม่ควรลงทุนในการตั้งค่าห้องข้อมูลที่เหมาะสม เพราะมันเป็นรากฐาน

เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง ห้องข้อมูลกลายเป็นมากกว่าข้อกำหนด มันกลายเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน