Axolt 推出 AI 帳單與採購單擷取功能以簡化應付帳款自動化流程

消除手動財務工作流程,為應付帳款帶來即時控制

當今應付帳款的現實

大多數財務主管認為他們的應付帳款功能已經數位化。

發票透過電子郵件送達。
系統已經就位。
工作流程已經存在。

從表面上看,一切都顯得很現代化。

然而,如果你觀察發票實際上是如何處理的,就會發現完全不同的情況。

• 資料仍然手動輸入
• 採購訂單手動檢查
• 核准需要追蹤
• 錯誤事後才更正

這不是自動化。這是由數位工具支援的手動工作。

核心問題:應付帳款仍然依賴人工

應付帳款持續高度依賴人工對文件的理解。

發票不被視為結構化資料。
它被視為必須閱讀、理解並輸入系統的檔案。

這造成了一連串的低效率。

資料輸入瓶頸

財務團隊花費大量時間輸入:

• 供應商詳細資料
• 發票號碼
• 項目明細
• 稅額

即使使用OCR工具,錯誤仍然很常見且需要驗證。

採購訂單比對延遲

將發票與採購訂單比對應該很簡單。

實際上並非如此。

• 缺少採購訂單參考
• 價格或數量差異
• 部分交貨

這些問題需要調查和人工介入。

核准效率低下

核准是最大的延遲來源之一。

發票經常:

• 在收件箱中等待
• 待經理審核
• 在溝通串中遺失

財務團隊花費大量時間追蹤而不是處理。

缺乏即時可見性

財務主管通常無法立即回答基本問題:

• 目前的負債是多少
• 哪些發票待處理
• 即時現金狀況如何

原因很簡單。資料在處理完成之前是不完整的。

錯誤傳播

單一錯誤輸入可能導致:

• 錯誤付款
• 供應商糾紛
• 對帳挑戰

這些問題超出應付帳款範圍,影響財務報告。

擴展挑戰

隨著業務成長,發票數量增加。

然而,流程並未演進。

結果是可預測的。

• 更多發票需要更多員工
• 成本線性增加
• 效率沒有改善

為什麼傳統應付帳款自動化不足

許多組織試圖透過以下方式解決這些問題:

• OCR工具
• 工作流程軟體
• ERP整合

雖然這些解決方案改善了某些方面,但它們沒有解決根本問題。

它們仍然依賴於:

• 資料提取
• 驗證
• 跨系統同步

這意味著:

• 延遲依然存在
• 錯誤持續發生
• 可見性受限

架構本身就是問題所在。

方法轉變:從處理到智慧

應付帳款的未來不是更快地處理文件。

而是完全消除人工理解。

發票不應該被處理。

它們應該被自動理解並轉換為結構化資料。

這是從自動化到智慧的轉變。

推出Axolt AI帳單和採購訂單擷取

Axolt推出AI帳單和採購訂單擷取,作為其Salesforce原生ERP平台的一部分。

這不是附加元件或外部整合。

它直接嵌入在做出財務和營運決策的系統中。

AI帳單擷取:從文件即時轉為資料

發票可以任何格式送達:

• PDF
• 電子郵件附件
• 掃描文件

Axolt使用AI來:

• 讀取發票
• 提取關鍵資料
• 在Salesforce中建構資料

擷取的資料包括

• 供應商資訊
• 發票號碼和日期
• 項目明細
• 稅務詳情
• 總金額

無需手動輸入。

發票立即成為結構化資料。

智慧採購訂單比對

Axolt將發票直接連結到採購訂單。

系統:

• 識別相關的採購訂單參考
• 自動比對項目明細
• 偵測差異

它處理實際場景,例如:

• 部分交貨
• 價格差異
• 數量不符

它不會停止流程,而是隔離例外情況。

基於例外的處理

傳統應付帳款流程將每張發票都視為需要審核。

Axolt改變了這種模式。

• 標準發票自動處理
• 只有例外情況需要人工關注

這大幅減少工作量並提高效率。

自動化核准工作流程

核准透過預定義規則管理。

發票根據以下條件傳遞:

• 金額門檻
• 部門
• 核准層級

核准在Salesforce內進行。

無需追蹤或手動追蹤。

即時財務可見性

由於所有活動都在單一平台內進行,財務團隊獲得即時可見性。

他們可以看到:

• 未償負債
• 發票狀態
• 現金流影響

這使決策更快速、更準確。

無整合依賴

大多數應付帳款自動化工具依賴與ERP系統的整合。

這帶來了:

• 資料同步延遲
• 對帳挑戰
• 系統複雜性

Axolt在Salesforce內原生運作。

有:

• 單一資料模型
• 單一系統
• 無需同步

這在架構層面消除了延遲。

端到端財務整合

應付帳款不是孤立的功能。

它連結到:

• 採購
• 庫存
• 財務報告

Axolt統一了這些流程。

發票直接連結到:

• 採購訂單
• 已收貨物
• 財務記錄

這創造了完整且準確的財務全貌。

實際比較

傳統應付帳款工作流程

1. 收到發票
2. 手動輸入資料
3. 手動驗證採購訂單
4. 請求核准
5. 需要追蹤
6. 發票過帳

處理時間以天計算。

Axolt AI工作流程

1. 收到發票
2. AI擷取並建構資料
3. 自動比對採購訂單
4. 識別例外情況
5. 透過工作流程核准
6. 即時過帳

處理時間減少到分鐘。

業務影響

降低營運成本

• 減少手動工作
• 降低人力依賴
• 降低每張發票的處理成本

更快的處理週期

• 即時資料擷取
• 自動化工作流程
• 無瓶頸

改善供應商關係

• 更快核准
• 及時付款
• 減少糾紛

更高的資料準確性

• 減少人為錯誤
• 一致的資料結構
• 可靠的報告

可擴展的財務營運

系統可擴展,無需等比例增加員工。

為什麼現在這很重要

財務團隊面臨日益增加的壓力:

• 提供即時洞察
• 降低營運成本
• 提高準確性

傳統應付帳款流程無法滿足這些需求。

AI驅動的自動化不再是選項。

它是競爭營運所必需的。

策略觀點

應付帳款正從後台功能演變為策略能力。

將應付帳款現代化的組織獲得:

• 更好的財務控制
• 更快的決策
• 改善的營運效率

Axolt的優勢

Axolt提供:

• AI帳單擷取
• 智慧採購訂單比對
• 基於例外的工作流程
• 原生Salesforce架構
• 即時財務可見性

應付帳款的問題不是發票數量。

而是對人工理解的依賴。

透過AI驅動的擷取和原生整合:

• 發票自動處理
• 財務團隊專注於決策
• 企業以即時準確性運作

應付帳款不應該是瓶頸。

它應該是控制和洞察的來源。

Axolt透過將應付帳款從手動流程轉變為直接建立在Salesforce上的智慧即時系統來實現這一轉變。