Các vấn đề về vận tải biển thường bắt đầu trước khi tàu rời cảng. Nhà nhập khẩu mất thời gian khi dữ liệu hàng hóa không rõ ràng, việc bàn giao từ nhà cung cấp bị trễ, hoặc điều khoản đặt chỗ không khớp với lô hàng thực tế.
Một Freight Forwarder có thể giảm thiểu những khoảng trống đó, nhưng nhà nhập khẩu vẫn cần cung cấp thông tin chính xác. ksms cũng quan trọng khi sự chậm trễ đường biển đẩy hàng hóa đi Mỹ sang phương án vận chuyển hàng không dự phòng trên máy bay chở khách.
Kiểm tra thông tin lô hàng trước khi đặt chỗ
Trước khi phê duyệt giá cước, nhà nhập khẩu nên coi dữ liệu hàng hóa là điểm kiểm soát, không phải thủ tục giấy tờ. Một Freight Forwarder có thể giúp so sánh các tùy chọn đặt chỗ, nhưng báo giá vẫn phụ thuộc vào trọng lượng, thể tích, thời gian lấy hàng và mô tả hàng hóa.
Xác nhận thể tích và trọng lượng hàng hóa
CBM, trọng lượng cả bì, số lượng kiện và kích thước thùng carton cần được kiểm tra trước khi đặt chỗ. Lập kế hoạch LCL thường bắt đầu bằng thể tích, trong khi lập kế hoạch FCL phụ thuộc vào độ vừa container, giới hạn trọng lượng, trình tự xếp hàng và cách đặt hàng hóa an toàn.
Xác minh ngày lấy hàng từ nhà cung cấp
Lịch tàu không có nhiều ý nghĩa nếu nhà cung cấp chưa sẵn sàng. Nhà nhập khẩu nên xác nhận ngày xuất xưởng, địa chỉ lấy hàng, tình trạng đóng gói, thời gian giao hàng vào kho và liệu có hàng hóa nào vẫn cần kiểm tra trước khi lấy hàng hay không.
Đối chiếu Incoterms với trách nhiệm đặt chỗ
Incoterms ảnh hưởng đến việc ai phụ trách lấy hàng, thông quan xuất khẩu, vận chuyển, bảo hiểm và giao hàng tại điểm đến. Sự không khớp có thể khiến cả hai bên đều cho rằng bên kia đã đặt bước tiếp theo, thanh toán khoản phí tiếp theo hoặc phê duyệt chứng từ tiếp theo.
Chọn phương thức đặt chỗ phù hợp với hàng hóa
Báo giá đường biển rẻ nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn đặt chỗ an toàn hơn. Nhà nhập khẩu nên so sánh giá trị hàng hóa, thời hạn giao hàng, số lượng nhà cung cấp, rủi ro xử lý và khả năng chịu đựng lưu kho trước khi chọn FCL, LCL hoặc hàng ghép.
So sánh FCL với LCL
FCL phù hợp hơn khi hàng hóa lấp đầy đủ không gian container hoặc cần kiểm soát xếp hàng chặt chẽ hơn. LCL phù hợp cho các lô hàng nhỏ hơn, nhưng nhà nhập khẩu cần lưu ý việc xử lý thêm, thời hạn kho và chú ý kỹ hơn đến việc đo lường trước khi hàng hóa được xếp lên tàu.
Sử dụng hàng ghép cho các nhà cung cấp phân tán
Lô hàng từ nhiều nhà cung cấp tạo ra rủi ro về thời gian. Hàng ghép có thể tập hợp các lô nhỏ từ nhà máy thành một chuyến hàng, giảm chi phí xuất xứ lặp lại và giúp Freight Forwarder có một kế hoạch lô hàng rõ ràng hơn để quản lý toàn bộ quá trình lấy hàng, xử lý tại kho và xếp hàng.
Lên kế hoạch vận chuyển dự phòng trước khi sự chậm trễ đường biển xảy ra
Sự chậm trễ đường biển không phải lúc nào cũng biện minh cho việc vận chuyển hàng không. Nhà nhập khẩu nên quyết định trước những SKU nào đủ cấp bách để vận chuyển bằng đường hàng không, những đơn hàng nào có thể chờ và những chứng từ nào cần xem xét trước khi chuyển đổi phương thức.
Kiểm tra các điều kiện kích hoạt vận chuyển hàng không
Kế hoạch dự phòng nên xác định rõ điểm kích hoạt. Điểm kích hoạt đó có thể là lỡ chuyến tàu, chậm trễ tại cảng, rủi ro hết hàng hoặc ngày giao hàng bán lẻ không thể thay đổi mà không ảnh hưởng đến doanh số.
Xem xét ksms cho các lô hàng hàng không đi Mỹ
Đối với hàng hóa vận chuyển hàng không đi Mỹ có thể đi trên máy bay chở khách, ksms có thể ảnh hưởng đến các lựa chọn hàng không hiện có. Quy trình ksms liên quan đến trạng thái người gửi hàng đã biết, trong khi người gửi hàng chưa biết có thể đối mặt với lựa chọn tải trọng hạn chế hơn.
Tránh lỗi chứng từ trước thời hạn chốt
Các vấn đề về chứng từ có thể làm chậm trễ hàng hóa ngay cả khi còn chỗ trống. Nhà nhập khẩu nên kiểm tra dữ liệu hóa đơn, chi tiết phiếu đóng gói, hướng dẫn vận đơn, thông tin người nhận hàng và mô tả sản phẩm trước thời hạn chốt.
Đối chiếu dữ liệu hóa đơn và phiếu đóng gói
Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói cần có cùng tên sản phẩm, số lượng, số kiện, trọng lượng và thông tin người mua. Những sự không khớp nhỏ có thể làm chậm quá trình xử lý xuất khẩu, kiểm tra hải quan hoặc giải phóng hàng tại điểm đến.
Xem xét hướng dẫn vận đơn
Hướng dẫn vận đơn cần được kiểm tra trước khi phát hành, không phải sau khi tàu đã khởi hành. Nhà nhập khẩu cần xác nhận người gửi hàng, người nhận hàng, bên được thông báo, điều khoản cước, ký hiệu, số hiệu và địa chỉ giao hàng cuối cùng.
Thực hiện kiểm tra này trước khi đặt chỗ cuối cùng:
- Xác nhận tên hàng hóa, mã HS, giá trị, số lượng và số kiện.
- Đối chiếu hóa đơn thương mại với phiếu đóng gói.
- Xem xét hướng dẫn vận đơn trước khi phát hành.
- Lưu giữ bằng chứng bằng văn bản về các thay đổi lịch trình và cập nhật lô hàng.
Thói quen tương tự cũng có ích nếu lô hàng chuyển từ đường biển sang đường hàng không. Khi việc xem xét ksms trở nên liên quan, hồ sơ người gửi hàng sạch và dữ liệu hàng hóa chính xác giúp quá trình trao đổi về vận chuyển hàng không diễn ra nhanh hơn và rõ ràng hơn.
Duy trì liên lạc rõ ràng sau khi đặt chỗ
Xác nhận đặt chỗ không phải là điểm kết thúc. Nhà nhập khẩu nên yêu cầu các mốc lô hàng, nhắc nhở thời hạn chốt, cập nhật xếp hàng, trạng thái khởi hành, thông báo đến nơi và cảnh báo ngoại lệ sớm.
Một Freight Forwarder nên theo dõi các thay đổi tuyến đường hoặc hãng vận chuyển để nhà nhập khẩu có thể phản ứng trước khi kế hoạch giao hàng bị trễ. Nhà nhập khẩu nên chỉ định một người phụ trách tin nhắn từ nhà cung cấp, phê duyệt chứng từ và quyết định kho bãi.
Kết luận
Sai lầm trong vận tải biển thường xuất phát từ thông tin chi tiết yếu kém, không phải vận rủi. Dữ liệu hàng hóa chính xác, phương thức đặt chỗ đúng, kiểm tra chứng từ sớm và kế hoạch dự phòng thực tế giúp nhà nhập khẩu bảo vệ chi phí, thời gian và hàng tồn kho.
